ACCESS: GESTIÓN DE BASES DE DATOS

En esta formación resaltaremos la relación de Access y gestión de datos. Además, mencionaremos algunas características de Office que utilizaremos en este curso experto.

Este programa de Access y gestión de datos responde a la necesidad de las empresas de desarrollar el trabajo rápidamente. Pues los programas informáticos facilitan y aceleran múltiples operaciones.

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Los adelantos en la tecnología han conseguido que los usuarios de estas plataformas, que es casi la mayoría de la población mundial. Introduzcan cada vez más aplicaciones y programas a la vida diaria y al puesto de trabajo. En este sentido, Access y gestión de datos es una de las funcionalidades más importantes. Pues todas las empresas almacenan grandes cantidades de información.

En este curso de Access y gestión de datos veremos por qué es tan prioritario para las empresas gestionar y organizar. Y al mismo tiempo, contar con profesionales cuyas destrezas en el área tecnológica sean altas. Por ejemplo, entre los programas que más se usan en las oficias está el Microsoft Word y el Access, ya sea por su utilidad o por su sencillez a la hora de utilizarlos.

El Access y gestión de datos es la respuesta a la necesidad empresarial de segmentar y organizar todos sus datos. Asimismo, sucede con Office Word, que es una de esas herramientas, enfocada a la elaboración de documentos de textos.

Por ejemplo, la versión 2013 de Word incluye gran cantidad de novedades respecto a anteriores versiones. Entre ellas destacamos la preparación para ser utilizado en dispositivos táctiles. De manera que sus creadores aumentaron el espacio entre iconos y ahora permiten usar movimientos de los dedos para realizar diferentes acciones.

Aunque la funcionalidad de Access y gestión de datos y Office Word son diferentes, entre ambas representan una combinación genial. Ya sea para facilitar el trabajo en la oficina o para la vida personal. Office permite compartir a través de Internet los contenidos generados son algunas de las posibilidades que se ofrecen.

Y ofrece la oportunidad de editar documentos en formato PDF y sin necesidad de emplear aplicaciones externas. Posibilitando también la inclusión de mejoras dentro de las opciones de diseño.

Cuestiones primordiales de Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos (BD). Que está incluido en el paquete ofimático de Microsoft Office. Por su lado, Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales.  Pueden ejecutarse por medio de consultas e informes, etc. Tal y como aprenderemos en el curso de Access y gestión de datos.

Es importante saber exactamente cuál será el propósito de la base de datos. Y por otra parte, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad.  Y qué información se necesitará extraer esa información. A discernir entre todo ello aprenderemos en la formación de Access y gestión de datos.

El programa de Access y gestión de datos está pensado para aclarar los conceptos anteriores rápidamente. Pues constituyen el primer paso para crear una BD. Ahora bien, en cada tabla, debemos también definir qué campos serán necesarios y representativos. Teniendo en cuenta tres elementos que estudiaremos en el temario de Access y gestión de datos. Es decir, introducir, almacenar y recuperar datos.  De la misma manera, Access y gestión de datos permiten otra serie de funciones que hacen de ellos una herramienta incomparable.

Y al mismo tiempo más eficaz con respecto a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos como archivadores, carpetas y otras. En este curso experto en Access y gestión de datos veremos que todos los gestores que presentaremos ordenan los datos. Realizar búsquedas, muestran distintas vistas de los datos, pone en marcha cálculos sobre ellos. Además, pueden resumir la información, generar informes a partir de los mismos, importar y exportar.

Entre las prestaciones que veremos en la capacitación de Access y gestión de datos están:

• Ordenar datos.
• Búsquedas.
• Formularios e informes.
• Cálculos y sumarios.

Utilidades y recursos de las barras de Access y gestión de datos

En primer lugar mencionaremos la barra de menú, ya que  Contiene la lista de menús propios de Access y es tan accesible como un clic. Su importancia radica en que en los menús están disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo.

Estos menús se adaptarán a la operación que se esté efectuando. Son dinámicos y solamente muestran las últimas operaciones realizadas. Por ejemplo, si al abrir un menú en Access y gestión de datos. Encontramos unas flechas, esto indica que el menú contiene más elementos que se mostrarán si pulsamos la misma.

Por otra parte, la barra de herramienta se encuentra debajo de la barra antes mencionada. Muestra diferentes botones con distintas funciones. Una de sus ventajas y facilidades es que es posible modificarlas. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra de menús. Y es igualmente dinámica, como tendremos la oportunidad de ver en el curso de Access y gestión de datos.

A continuación presentaremos la barra de estado, la cual aparece en la parte inferior de la pantalla. Presentando una breve información acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access. El área de trabajo es la zona que se utiliza para trabajar con la BD.

Generalmente contiene la base de datos que se ha creado en Access y podemos maximizar y minimizar como en otras ventanas. En el área de trabajo aparecerá la base de datos con las tablas, consultas, formularios, informes y macros. Cuyas características conoceremos en la formación de Access y gestión de datos.  Por último, los paneles son barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones de inicio o portapapeles.

La opción ayuda en Access

Esta “ayuda” presente en el programa Access y gestión de datos es un asistente que poco a poco fueron incorporando la mayoría de las aplicaciones.  Se trata de un ayudante del paquete Office que pretende solucionar rápidamente la mayoría de las dudas o problemas. Es una herramienta que le puede ayudar mientras se crean bases de datos o información de cualquier tipo.

Esta es una de las mejores y, al principio de su introducción, muy revolucionaria opción. Ya que en función de las tareas que el usuario esté realizando, puede mostrar sugerencias más o menos útiles. Puede aparecer en forma de sugerencia como veremos en el curso de Access y gestión de datos.

O podemos acceder a ella mediante un clic en el botón Ayudante de Office. Además, también podemos elegir la opción Ayuda de Microsoft Access del menú o Pulsando la tecla F1. Es de fácil acceso y sus consejos son relativos a la funcionalidad, comandos y utilidades del programa.

A modo de cierre señalamos que en función del trabajo que esté realizando. Este Ayudante podrá mostrar una lista de temas de asistencia relacionados. En el caso de que esta lista no incluya la información que se necesita. También podemos redactar una pregunta con palabras propias y una descripción de la duda.

El Ayudante de Access y gestión de datos le dará una nueva lista de temas en forma de respuesta. Aquí encontraremos desde información general o de referencia, procedimientos y ejemplos visuales.