El perfil de asistente de dirección ocupa un puesto de gran responsabilidad dentro de las empresas. Ciertamente, su papel es protagonista en el apoyo de las grandes esferas dentro de las organizaciones. Es decir, es la “mano derecha” de los directivos, a quienes a porta valor con su desempeño.
Dentro de las compañías, el asistente de dirección realiza un desempeño multidisciplinar. En otras palabras, su ámbito de actuación es muy amplio. Por este motivo debe ser un profesional con habilidades lingüísticas y comunicativas, de ofimática, organización o planificación, entre otras.
Es decir, necesitan una formación muy variada y en continua actualización. Por ejemplo, en IOE disponemos de un estudio multidisciplinar ideal para estos profesionales: Máster en Secretariado Internacional de Dirección. Se trata de un postgrado donde el estudiante obtiene una visión estratégica, habilidades para la gestión, conocimientos sobre contabilidad y finanzas, ofimática avanzada e idiomas.
En otras palabras, el estudio superior de IOE Business School responde a las necesidades actuales del asistente de dirección. Sin duda, es una excelente formación para aquellos que aspiran a ocupar este puesto y/o a mejorar en sus carreras profesionales.
Funciones del asistente de dirección
El asistente de dirección es un profesional especializado en diversos ámbitos. Esto es importante ya que trabaja de manera conjunta con el resto de departamentos de la empresa. Debe encargarse de organizar de forma general las tareas administrativas, la comunicación, así como la gestión de la información.
Dicho de otro modo, este profesional es el nexo de unión entre la dirección y el resto de departamentos. A través de este enlace se simplifican las tareas y se hace más eficiente el desempeño de los altos cargos de una empresa. Por lo tanto, el desempeño de todos los implicados será mucho más óptimo. Algunas tareas claves que debe realizar en su día a día, y que puedes aprender cursando nuestro máster, son las siguientes:
- Gestión y planificación de agendas.
- Comunicaciones internas y externas.
- Elaboración de documentos.
- Organización de eventos y reuniones.
- Almacenamiento y protección de documentación confidencial.
- Generación de informes y reportes.
- Realizar recordatorios clave a sus superiores.
Como se puede percibir, son tareas de muy distinta índole. Administrativas, analíticas, de ofimática e, incluso, de comunicación. Por este motivo, el responsable de ellas debe estar debidamente preparado para llevar un control adecuado y lograr la máxima eficiencia en su desempeño. Todas y cada una de estas cuestiones se abordan de manera detallada en nuestro Máster en Secretariado Internacional de Dirección.
Competencias clave en el asistente de dirección
El asistente de dirección no necesita una formación específica. Con esto queremos decir que, independientemente de tu formación, podrías acceder a este puesto. Es decir, no importa si vienes de la rama de la administración o eres experto en comunicación. Al tratarse de un trabajo tan completo, todas las áreas le aportan valor al perfil. Eso sí, deberás completar tus competencias en los ámbitos menos reforzados.
Ofimática
Entendemos por ofimática el conjunto de elementos informáticos que permiten la automatización y optimización de las tareas de oficina. Esta disciplina ayuda a hacer más eficaz el desempeño diario.
Algunos software que deberías manejar dentro de esta área son los del pack Microsoft Office. Por ejemplo, Word, Excel, Power Point,…entre otros que te permitirán realizar tus tareas de un modo más sencillo.
Habilidades lingüísticas
I-D-I-O-M-A-S. Cuantos más idiomas manejes, mejor. Se trata de un puesto estratégico en el que deberás tratar personalmente, telefónicamente o por email con personas de todo el mundo.
Para poder entablar una relación profesional en distintas situaciones esto es indiscutiblemente necesario. El dominio del inglés es básico, pero qué tal si mejoras tu currículum con el alemán, el chino o el francés. Elije la lengua que más te atraiga o que más proyección tenga en tu área, pero no te conformes.
Competencias analíticas
El asistente de dirección debe contar con competencias analíticas. Es decir, ser capaz de analizar la información para realizar reportes e informes que sirvan para la toma de decisiones.
Comunicación eficiente
Además de las diferentes lenguas, un buen asistente de dirección debe ser capaz de demostrar habilidades comunicativas. En otras palabras, saber expresarse correctamente por distintos medios como el teléfono, el email o personalmente. Asimismo, debería saber cómo actuar en reuniones y otros eventos donde debe fluir la comunicación y apoyar a la dirección.
Liderazgo, organización y planificación
Por último, no queremos dejar de destacar la importancia de tener un perfil capaz de liderar en las situaciones que lo requieran. Al fin y al cabo, el asistente es un nexo de unión entre las diferentes partes y puede servir como elemento motivador. Asimismo, es clave la planificación y la organización en su desempeño que, a la vez debería ser autónomo y proactivo.
¿Crees que encajas en este perfil profesional? Continúa formándote para estar al día y seguir creciendo en el mundo laboral.