TÉCNICO EN GESTIÓN DE PROYECTOS

Para empezar, en este técnico en gestión de proyectos veremos que se trata de unificar cinco procesos que tributen a la consecución de un fin. Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar procesos de integración.

Este programa de técnico en gestión de proyectos irá explicando todas las fases para lograr un proyecto sólido. La primera de ellas es desarrollar un acta de constitución de proyecto. Luego, desarrollar un plan de dirección, dirigir y ejecutar el proyecto. A su vez, se monitoreará y controlará el trabajo en equipo, se realizará el control integrado de cambios. Y, finalmente, se cerrará el proyecto.

En el acta, los profesionales de este terreno declararán el alcance, objetivos y participantes del proyecto. Definiendo roles, responsabilidades, principales interesados y la autoridad del líder. Este primer documento define el propósito, descripción, alcance, objetivos, requerimientos, entregables, costes y recursos. Esta acta debe ser firmada por los contrayentes; organización ejecutable y cliente.

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La autorización para llevar a cabo un proyecto, como se estudiará en este técnico en gestión de proyectos, la realiza alguien externo al proyecto. El perfil de la persona firmante puede ser un patrocinador u oficina de gestión de proyectos. El acta que se sugiere como ejemplo en este curso de técnico en gestión de proyectos se alinea a los estándares PMBOOK y PRINCE2.

La adecuada gestión de las comunicaciones del proyecto es fundamental para dar a conocer el mismo y motivar a los posibles interesados. En primer lugar hay que identificar a las partes interesadas y planificar las comunicaciones de interés. Distribuir la información, al tiempo que se gestionan las expectativas de los interesados y se informa del desempeño.

A los interesados se les denomina en el ámbito empresarial como stakeholders. Que serán todas las personas y organizaciones afectadas por el proyecto a las que se les informará sobre influencia, actitud, y posible éxito. Los stakeholders pueden ser impactados positiva o negativamente, pueden también ganar o perder dependiendo del éxito del proyecto. La autoridad de estas figuras puede variar dependiendo del proyecto mismo y siempre  serán afectados por los resultados.

Los stakeholders internos son proveedores de recursos funcionales, supervisores, grupos de apoyo, equipo de trabajo, patrocinadores y clientes internos. Los interesados externos que se analizarán en este programa de técnico en gestión de proyectos serán: clientes externos, usuarios, proveedores, contratistas y consultores.

La comunicación de un proyecto es otra de las partes primordiales y de ella depende la cantidad de interesados. Entre los requerimientos de comunicación están:

• Comunicación con los medios públicos.
• Estrategia de gestión de la prensa.
• Organigramas.
• Definición de la responsabilidad.
• Disciplinas, departamentos del proyecto.
• Estructura de personas.

Entre los tipos de comunicación están la tipo pull, push y la interactiva, como veremos en este técnico en gestión de proyectos.

Planificación del Proyecto

La planificación del proyecto incluye el alcance y la dirección del mismo. La gestión del tiempo, presupuesto, calidad y los recursos humanos que se pondrán en marcha. Los riesgos y las adquisiciones.

En este curso de técnico en gestión de proyectos se ponen de ejemplo algunos de los trabajos más demandados en la actualidad. Entre ellos, desarrollar un plan de marketing, etc. En cualquier caso, el alcance es uno de los parámetros que se deben definir, controlar o modificar dependiendo de la situación.

En las entradas del alcance hay que definir: el acta del proyecto. Documentación de los requisitos y los activos de los procesos de la organización. Las salidas son la declaración del alcance del proyecto. Y las actualizaciones de los documentos. Una vez que el alcance esté cubierto, hay que definir la estructura de desglose del trabajo y las actividades. En esta lista de actividad se aclara la línea de base del alcance, los factores medioambientales y los activos.

Por otra parte, se deben aclarar también los recursos invertidos en las actividades, cuánto durarán estas y quiénes las realizarán. El desarrollo de un cronograma ayuda en la organización del proyecto, como veremos en este programa de técnico en gestión de proyectos.

La estimación de costos y determinación del presupuesto van de la mano. Las estimaciones permiten pronosticar la cantidad de dinero necesaria para las actividades. De estas depende la correspondencia real con el costo, las estimaciones se pueden hacer a partir de memorias y documentos históricos. El costo, por su lado es la sumatoria de los estimados de las actividades, aunque se deben excluir las reservas de gestión.

La calidad en la confección del proyecto se estima mediante normativas. Las normas de calidad se deben satisfacer y respetar. La ventaja más significativa es ganar en productividad, lo que representa menor reproceso.

Seguimiento del Proyecto

En el seguimiento del proyecto hay que respetar varias fases, las más importantes son monitorizar y controlar el trabajo del proyecto. Así como realizar el control integrado de cambios y controlar los resultados y el costo. Tal y como se explica en este técnico en gestión de proyectos.

Un seguimiento exitoso se debe a la supervisión periódica del avance del plan, de acuerdo con este programa de técnico en gestión de proyectos. Después de recopilar información sistemáticamente, se deben comparar las pautas reales y las planificadas.

En los informes de seguimiento es necesario incluir el tiempo real en el que se iniciaron y terminaron las actividades. También el costo real e información referente al alcance, programa y presupuesto.

El control de los resultados es un proceso iterativo que indican cuáles actividades deber ser corregidas. Los clientes pueden pedir cambios, o el equipo o los sucesos imprevistos. Las actividades correctivas constan de cuatro etapas: analizar el programa. Decidir las acciones que necesitan corrección o modificación. Revisión del plan para incorporar las nuevas actividades y volver a calcular el programa para definir las posibles consecuencias.

Cierre del Proyecto

Esta es la última fase que estudiaremos en este técnico en gestión de proyectos. Esta comienza cuando se ha completado la ejecución, se entrega y pone en marcha el proyecto. Se debe proceder a la organización y archivo de los documentos del proyecto. Esta fase tiene una estrecha relación con la aceptación del proyecto por parte del cliente.

Como parte de esta etapa, el Project Manager debe generar un informe evaluativo sobre el desenvolvimiento de cada miembro. Además, se debe hacer una evaluación interna a posteriori. Asimismo, se crean informes de situación final para archivar. El control de la documentación debe atender a:

• La existencia de una lista con los documentos requeridos: estado, edición y distribución final.
• La segmentación por categorías de los informes y documentos.
• La revisión y aprobación de toda la información. Los expertos que revisan todo el contenido deben tener amplio conocimiento del mismo. Igualmente, es conveniente tener un registro de firmas, nombres y responsabilidad.
• La documentación ha de estar disponible y ser accesible.
  

Es muy positivo en la dirección de proyectos, llevar a cabo una encuesta de satisfacción al cierre de proyectos. Esto dota a los desarrolladores de prestigio de cara a proyectos futuros, como se explica en este técnico en gestión de proyectos.

En estas encuestas se pide la evaluación de acuerdo con: la calidad, el desempeño, el presupuesto, las comunicaciones. Además de la relación con el cliente, el desempeño global, los beneficios cuantitativos y cualitativos. Y, para finalizar se suele pedir sugerencias para proyectos futuros. Esta interacción entre las partes interesadas acerca posturas y allana el camino, generando un ambiente de entendimiento y conjunción de ideas.

• Titulados superiores de áreas de comunicación social, administración y dirección de empresas.

• Graduados de cualquier área que quieren abrirse camino en la dirección y gestión de proyectos de cualquier tipo.

• Emprendedores que necesiten llevar a cabo actividades empresariales.

• Profesionales de cualquier titulación que demanden la inclusión del Project Management.

* Título del programa en la Universidad Nebrija: "CURSO DE FORMACIÓN CONTINUA EN GESTIÓN DE PROYECTOS"

Asignatura 1. Inicio del Proyecto.

• Introducción.
• Marco general de la dirección de Proyectos.
• Gestión de la integración del Proyecto.
• Gestión de las comunicaciones del Proyecto.
• Introducción a la planificación.

Asignatura 2. Planificación del Proyecto.

• Planificación del alcance y la dirección del Proyecto.
• Plan de gestión del tiempo.
• Elaboración del presupuesto del Proyecto.
• Planificación y gestión de la calidad y los RRHH.
• Planificación y gestión de riesgos.
• Planificación y gestión de adquisiciones.

Asignatura 3. Ejecución del Proyecto.

• Gestión de recursos.
• Desarrollo de RRHH en la ejecución.
• Comunicación e información.
• Aseguramiento de la calidad.
• Ejecución de las adquisiciones.

Asignatura 4. Seguimiento y cierre del Proyecto.

• Monitorizar y controlar el trabajo del Proyecto.
• Realizar el control integrado de cambios.
• Control de los resultados del trabajo.
• Control de costos.
• Cierre del Proyecto.

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