¿Coordinar y programar tus proyectos de la forma más eficiente? El diagrama de PERT puede ayudarte a optimizar tu desempeño laboral. Los tiempos de ejecución se ponen en valor para lograr los mejores resultados. Te contamos qué es, cómo se utiliza y cuáles son los beneficios más importantes que puede ofrecerte.
A menudo los proyectos se retrasan por falta de previsión, mala planificación en la ejecución, mala comunicación,…hay cientos de razones por las que pueden no llegar a tiempo a los plazos fijados.
El problema generalmente suele estar en poner la vista en el final de la tarea y no en el camino que hay que recorrer hasta acabarla correctamente. Es por ello, que esta herramienta es de gran ayuda para conseguir un rendimiento mayor sin necesidad de incrementar los esfuerzos en las tareas.
¿Qué es el diagrama de PERT?
Un diagrama es una representación gráfica que pone en relación diferentes elementos. Por otra parte, las siglas PERT se corresponden con el concepto de técnica de evaluación y revisión de programas.
Es decir, se trata de una herramienta que permite gestionar proyectos atendiendo al análisis de cada una de las tareas que deben realizarse para completarlos. Se valora el esfuerzo y los recursos necesarios para poder determinar el tiempo que llevará su ejecución completa.
Nos permite ver gráficamente los requisitos temporales de cada proyecto, así como las relaciones de dependencia entre las distintas actividades. Por lo tanto, los responsables pueden tomar decisiones fundamentadas sobre las prioridades y las urgencias, para realizar la planificación de las fechas de entrega finales.
Asimismo, esta herramienta gráfica es muy útil para los equipos que forman parte de la actividad completa. De este modo, se pueden obtener resultados más óptimos tanto a nivel de empresa como para los clientes.
Diagrama de PERT paso a paso
El diagrama nos sirve para calcular los tiempos más óptimos para el desempeño de las tareas. Esto se hace a través de un algoritmo que nos especifica la construcción del cronograma y muestra en base a las probabilidades el camino crítico para su realización.
Para ello, dentro de nuestro desempeño como Project Management debemos recopilar ciertos datos que nos permitan el cálculo de dichas probabilidades. A continuación especificamos cuáles son:
Identificar tareas y su secuencia
La primera acción que tenemos que hacer es listar las principales tareas que el equipo debe realizar para cumplir con los objetivos. En este punto deben mencionarse las acciones individuales y decidir cuáles de ellas son críticas.
Asimismo, durante este primer momento hay que secuenciar las tareas. Es decir, ordenarlas correctamente desde principio hasta su fin. Seguidamente, es imprescindible seleccionar quienes ejecutarán cada acción y su dependencia.
Calcular el tiempo
La segunda tarea en la creación del diagrama de PERT es establecer los criterios temporales. En este sentido, hay que tener en cuenta los siguientes criterios técnicos:
- Fecha inicio más pronta: la hora más temprana posible para iniciar la tarea.
- Fecha final más pronta: la hora más temprana posible para acabar la tarea. Hay que sumar las dependencias anteriores para obtener el resultado.
- Tiempo total para completar la tarea: es la previsión temporal para finalizar cada tarea individual.
Elaboración del diagrama de PERT
El tercer paso es incorporar la información anterior a un gráfico real. Para este paso se puede utilizar un software específico o dibujarlo a lápiz y papel. Dentro de este es importante incorporar la ruta crítica.
Para ello, el método del camino crítico (CPM) debe incorporar datos sobre los costos y su repercusión en el tiempo y viceversa. La combinación de ambas herramientas es muy útil para la gestión de los proyectos.
Además, dependiendo de nuestros conocimientos y objetivos podemos elaborar diferentes modelos:
- Simple: cada flecha señala a una tarea y su tiempo. La ruta del proyecto se elabora en horizontal y está clara.
- En red: se bifurca en dos nodos donde se ofrecen datos más detallados sobre fechas de inicio y finalización,…
- Vertical: tiene una forma similar al simple, donde la ruta crítica se señala en otro color y las tareas se exponen en vertical.
Ventajas y desventajas del uso del diagrama de PERT
Esta herramienta gráfica cuenta con numerosas ventajas para las personas que forman y dirigen los proyectos. Algunas de ellas son las siguientes:
- Establecer los límites temporales.
- Ofrecer detalles de la secuencia de las acciones que deben llevarse a cabo.
- Mejorar la gestión del tiempo y los recursos de un modo más eficiente.
- Reducir los gastos económicos del proyecto.
- Mejora la coordinación entre departamentos.
- Permite mejorar la comunicación entre los equipos implicados.
No obstante, también existen algunos inconvenientes en su uso. Por ejemplo, la exactitud del diagrama ya que es bastante subjetivo. Además requiere un esfuerzo en la preparación de la información y la creación del gráfico.
Si quieres dedicarte a esta área y obtener los mejores resultados, además de técnicas como el diagrama de PERT te recomendamos nuestro Máster en Project Management PMP. Podrá aprender todo sobre la dirección y gestión de proyectos, además se preparará para obtener su certificación del Project Management Institute (PMI).