ESPECIALISTA ASISTENTE DE DIRECCIÓN

El papel del asistente de dirección es clave dentro de la empresa, ya que de su formación específica dependen en buena parte la rapidez y el buen funcionamiento de la organización. Este tipo de profesionales tienen que realizar diversas funciones como revisar los emails recibidos, ordenar y clasificar la correspondencia, fijar calendarios, ordenar archivos, resolver problemas de comunicación, etc.

Por tanto, todos los directivos de las empresas requieren de personal cualificado que les ayude en la organización y la planificación de su trabajo diariamente. Un asistente de dirección gestiona tanto las actividades internas como externas del directivo, como pueden ser actos, reuniones, agenda, etc.

Estudiar asistente de dirección online

Este programa capacita al alumno para que afronte de forma eficiente las responsabilidades de un asistente de dirección. Para ello, ofrece conocimientos sobre el desarrollo autónomo y proactivo de las labores administrativas. Además, ofrece formación en técnicas de planificación y gestión de tareas, protocolo y comunicación, sistemas de información de la empresa y uso de las aplicaciones informáticas más habituales.

Un asistente de dirección tiene que ser una persona que controle perfectamente el flujo de trabajo. En este curso mostramos las cinco fases más importantes del flujo de trabajo para un asistente de dirección:

• Recopilar las cosas que nos llaman la atención. Saber qué recopilar y cómo hacerlo es muy importante para procesarlo de la forma adecuada.
• Procesar lo que significan y lo que tenemos que hacer o no con ellas. Mucha gente intenta organizarse cometiendo el error común de querer hacerlo con cosas incompletas. No se puede organizar lo que entra, solo se puede recopilar y procesar.
• Organizar los resultados. Para administrar cosas pendientes de acción, necesitarás una lista de proyectos, un lugar donde almacenar la información y el material de los proyectos, una agenda, una lista de recordatorios de las próximas acciones y otra de recordatorios de cosas que usted espere.
• Evaluar las opciones. Semanalmente es adecuado un repaso de todos los proyectos pendientes de forma que tenga la base suficiente para realizar sus elecciones.
• Decidir qué hacer. Elección sobre cuál será la próxima acción a realizar. Siempre habrá una enorme lista de cosas que no se están haciendo. Si recopilas, procesas, organizas y evalúas todos tus compromisos actuales, harás la elección correcta.

La importancia del archivo para un asistente de dirección

El archivo de empresa comparte con el resto de archivos las razones de su existencia y las funciones que desempeñan. Son conjuntos de documentos que materializan las funciones propias de la organización y que son utilizados para la gestión administrativa. Y, más tarde,  para la investigación y la búsqueda de antecedentes por parte del asistente de dirección.

El archivo se debe configurar como un centro de información al que recurrir constantemente para que el asistente de dirección pueda realizar su trabajo. Es decir, contestar cartas, realizar ofertas, preparar informes, etc. Por ello, entre las funciones del archivo destacan:

• Facilitar la búsqueda del material archivado a través de la adopción de procedimientos unificados de clasificación.
• Guardar, conservar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de documentos.
• Constituir un centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales.
• Proporcionar los mejores servicios de eficacia, rapidez, flexibilidad, rentabilidad, con el menor coste posible.
• Garantizar la perfecta conservación de los documentos así como su confidencialidad.

Organización de un archivo de empresa

Una de las tareas fundamentales de un asistente de dirección es la organización de un archivo de empresa. A la hora de llevar a cabo un sistema de almacenamiento de la información, es decir, diseñar el archivo, hay que hacer un estudio pormenorizado de toda la información que se va a tratar y el tipo de soportes. Además, como mostramos en este curso de asistente de dirección es importante tener en cuenta:

• El uso que se le va a dar a esa documentación.
• Las personas o departamentos que van a consultar dichos documentos.
• Los tipos de documentos, es decir, si serán restringidos, públicos o confidenciales.
• La frecuencia de utilización de los documentos.
• Si serán documentos que se utilicen en fechas muy concretas y de forma periódica.
• Si serán documentos que se deben conservar con fines históricos y que son de muy rara consulta.

En este programa de asistente de dirección analizamos la gran diferencia sobre cómo organizar un archivo en una organización. Por un lado, encontramos a empresas que nunca encuentran nada. Y, por otro lado, empresas que localizan al instante un documento que alguien les ha solicitado.

La diferencia está en la forma en que el asistente de dirección ha organizado el archivo de los documentos.

En las empresas, lo primero es ordenar y saber dónde hay que dejar la documentación que llega a la empresa. Por tanto, es importante habilitar un lugar donde el asistente de dirección pueda depositar todos los documentos que llegan.

La clasificación alfabética como técnica de un asistente de dirección

La ordenación alfabética consiste en la utilización de las letras del alfabeto como criterio para la ordenación. Es una de las técnicas de clasificación más utilizada por un asistente de dirección.

En la clasificación por nombres en orden alfabético, el asistente de dirección clasifica el material sobre la base del nombre de la persona a quién viene extendido el documento. Después se ordena según una secuencia alfabética.

Normalmente, la ordenación alfabética se utiliza para expedientes que se forman según una individualización por personas. Estos expedientes permanecen abiertos grandes períodos de tiempo. Como por ejemplo, expedientes personales, académicos de alumnos, etc.

En este curso de asistente de dirección también aconsejamos el criterio de formación de expedientes cuando los asuntos y la documentación no son demasiado voluminosos. Por ejemplo, con expedientes muy comunes en secretarías, gabinetes, etc.

Para un asistente de dirección, la ordenación alfabética es ideal cuando maneja archivos de gestión pequeños. Es decir, en aquellos que  el crecimiento previsto no es muy alto. Puesto que, en el caso contrario, debe dejarse espacio vacío en clasificadores, armarios, ficheros, etc. Con el objetivo de ir colocando la documentación según se vaya produciendo.

A veces el asistente de dirección encuentra problemas porque hay apellidos más comunes unos que otros.  Sin embargo, este problema se suele solventar utilizando un mobiliario adecuado. Se pueden utilizar unas estanterías con unos contenedores en instalación vertical. Estas solucionan la necesidad de ser extensible y de que se pueda intercalar la documentación cuando sea necesario.

Esta técnica de clasificación es la más difundida en los archivos. Su amplia utilización se explica si se reflexiona sobre el hecho de que el orden alfabético no excluye el empleo de otras técnicas de clasificación. Muchas veces un asistente de dirección puede considerar que es el complemento perfecto.

Cabe pensar al respecto que, aun cuando se adopte como criterio de ordenación del material el sistema geográfico o el temático, la sistematización dentro de cada categoría unitaria puede efectuarse sobre una base alfabética.

El sistema alfanumérico como técnica de un asistente de dirección

En este caso, el asistente de dirección irá numerando los expedientes según vayan llegando con códigos alfanuméricos. Veremos que son una combinación de letras y números. Este sistema permite muchas variantes:

• Letras seguidas de números.
• Números seguidos de letras.
• Una sola letra y varios números.
• Varias letras y varios números, etc.

En esta formación de asistente de dirección se muestra que la utilidad es la misma que en el sistema numérico. Por tanto, este sistema obliga a llevar paralelamente unas fichas o índices que sirven de referencia.

El método de ordenación utilizado en cada caso no es siempre el mismo. Se muestra que al tomar como referencia la primera parte de la clave, tendremos que:

• En el caso de claves compuestas por letras y números, el primer criterio será el alfabético, y el segundo, el numérico.
• En los casos en que aparece primero el número y luego las letras, se ordenan numéricamente, y como segundo criterio se adopta el alfabético.