HABILIDADES DE GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN: EL FACTOR TIEMPO

Las habilidades de gestión y planificación del tiempo se han desarrollado de manera paralela a la sociedad.

El conocimiento de la conciencia del tiempo y la habilidad de usarlo eficazmente son características que distinguen claramente a los triunfadores. De estas personas podemos decir que saben invertir su tiempo en perseguir lo que realmente quieren alcanzar.

En la actualidad, cualquier trabajador tiene entre manos muchos proyectos con los límites no del todo definidos. La falta de límites puede generar más trabajo. Las estructuras organizativas actuales exigen comunicación, cooperación y compromiso entre departamentos.

Son numerosos los beneficios que pueden aportar las reuniones, tanto de ahorro de tiempo como de la mejora de la comunicación y el trabajo. Pero también lleva un coste importante de tiempo, salarios, medios, etc.

El origen del estudio de la resolución de conflictos es tan remoto desde tiempos antiguos, debido principalmente a la variabilidad e individualidad de los seres humanos. Así como a los diferentes contextos que pueden aparecer las situaciones problemáticas.

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El uso del tiempo es una de las preocupaciones sociales que más asentadas está en la sociedad. Tiempo para descansar, jornada de trabajo, pautas temporales para cada actividad, etc.

Lo cierto es que las empresas cada vez demandan más de los profesionales de la gestión y planificación del tiempo. Pues saber administrarlo y usarlo a favor representa una ventaja a favor de los empresarios.

Por  las mismas razones, las organizaciones esperan que estos expertos optimicen el rendimiento. Este recurso se usa sobre todo, para definir los elementos que pueden causar cansancio físico y mental.

Los efectos del cansancio afectan por igual al trabajo físico y al intelectual. Pero a este último es necesario añadir los efectos del estrés y sus efectos en la gestión y planificación del tiempo.

En primer lugar aclaremos que el tiempo es un recurso y que posee unas características que no comparte con otros factores. Por ejemplo, es atípico pues de la misma forma que es imprescindible para cualquier acción. Asimismo es equitativo, cada persona recibe exactamente las mismas horas y es el único recurso que se reparte de la misma manera.

Al igual es inelástico, contrariamente a otros recursos más conocidos como el dinero.  En este curso de gestión y planificación del tiempo veremos que es indispensable e insustituible. Pues nada se pude hacer sin tiempo y no se puede sustituir por ningún otro valor. También es inexorable; fluye en un solo sentido y se debe aprovechar tan cual va transcurriendo. No se puede adelantar ni recuperar, simplemente aprovecharlo.

Una de las paradojas más controversiales sobre el tiempo consiste en que incluso si las personas sentimos que no tenemos tiempo. Cada uno de nosotros disponemos de todo el tiempo que existe.

La planificación de tareas y el estrés

Para alcanzar una satisfactoria gestión y planificación del tiempo debemos seguir varios pasos. El primero es definir los propósitos y principios del proyecto o plan, intentar visualizar los resultados que se aspiran. Por otro lado, es de mucha ayuda generar una lluvia de ideas sobre la temática para poder organizar las ideas. Y en último lugar; identificar las acciones que se llevarán a cabo con precisión.

La gestión y planificación del tiempo se apoya además de una definición del éxito de la actividad. Por ello de necesita generar criterios que concreten la toma de decisiones y ulterior distribución de recursos.

Teniendo esto en mente, añadiremos que en cada escenario de gestión y planificación del tiempo. Hay que plantearse una motivación, ya que si no existe una buena razón que funcione como motor de las acciones. No habrá una constancia detrás de la acción.

En esta formación analizaremos el estrés como parte de las circunstancias que agravan una buena gestión. El estrés constituye una  reacción física y mental al aventurarnos en determinadas acciones o frente a determinados acontecimientos. Los expertos en el tema afirman que no se puede hacer nada para evitarlo, pues son muy diversas las posibles causas. Aunque sí que es posible identificar los detonantes del estrés y la mala gestión y planificación del tiempo puede ser uno de ellos.

Se puede identificar esta enfermedad en una serie de cambios físicos perceptibles y en las reacciones emocionales. Si bien no pretendemos realizar una caracterización de un cuadro de estrés en esta presentación. Algunos de los síntomas pueden ser la tensión en los músculos, agrandamiento de las pupilas. Tal y como sugerimos en este programa de gestión y planificación del tiempo. Si usted cree que podría sufrir de estrés. Acuda a un especialista en el tema.

Organización y planificación de reuniones

Si bien las reuniones son una realidad indiscutible y, en algunas ocasiones, inevitable. También pueden ser un ladrón del tiempo potencial. En este curso de gestión y planificación del tiempo sugerimos evaluar la frecuencia de las reuniones en la empresa.

Ya que más que una fuente de eficiencia y eficacia, puede traducirse en una causa principal de pérdida del tiempo. Pues el tiempo que tenemos para trabajar es finito y las jornadas inacabables más que productividad. Generan distancia con respecto a los objetivos.

La ineficacia de las reuniones puede resolverse determinando los tipos de reunión y sus objetivos. Es decir las operativas, tácticas y estratégicas, las tres combinadas representan una arista de la gestión y planificación del tiempo.

Brevemente, la operativa tiene una duración de cinco a diez minutos, es diaria o semanal y plantea nuevos problemas. Una vez decidido convocar la reunión, no debe faltar la explicación y presentación de  datos como. En primer lugar el objetivo, lugar, fecha, las horas de inicio y final. Además de la orden del día, relación de convocados y la aportación específica de cada uno. Aplicando estas pautas, debe mejorar la gestión y planificación del tiempo.

Aspectos importantes de las técnicas de negociación

En toda gestión y planificación del tiempo debe haber negociación por todas las partes. Así es precisa la planificación del proceso que vamos a seguir y la táctica que se pondrá en marcha. Pero hay que advertir que cada negociación y partes negociadoras son únicas y por tanto tendremos que ajustar nuestros planes.

A modo de aclaración explicamos que las estrategias que se utilizan en la desarrollo de la negociación tienen varios objetivos. Sobre todo preparar el seguimiento de la negociación y su efecto en la gestión y planificación del tiempo.

Aunque no mencionaremos ni explicaremos todas las estrategias en esta presentación, sí que será un tema principal en este curso. Pues la gestión y planificación del tiempo usa tácticas de mejoramiento tales como el as en la manga. O el receso, las avanzadillas, la pista falaz o el farol.

Le sigue el salami, la concertación, el balanceo, enlace, regatear, regateo de último minuto. Y la muralla, el bulldog, la táctica del bueno y el malo, algunas reacciones emocionales, el ancla, asalto directo. Y para finalizar el judo, un ultimátum, cambiar de tema, evasión, disco rayado y la autoridad limitada.

Como mencionamos anteriormente en este curso de gestión y planificación del tiempo, en esta formación se profundizará en todas las técnicas. Pues aunque sabemos que no existe una solución mágica a los problemas. Entre la gestión y planificación del tiempo y la negociación se pueden alcanzar soluciones justas y ventajosas.