Realizar un proyecto es complejo. Esto es innegable, sin embargo, ¿podemos hacer este proceso más sencillo? Por supuesto que sí. El conjunto de acciones necesarias para realizar un plan pueden representarse gráficamente a través del Diagrama de Gantt.
Si no sabes de qué estamos hablando, estás de suerte, vamos a explicarte qué es y para qué sirve. De este modo, tus proyectos cobrarán una nueva vida. Y sobre todo, aumentarán su eficacia gracias al correcto desarrollo de las tareas que los conforman.
Qué es, para qué sirve y dónde surge el Diagrama de Gantt
Antes de comenzar con la historia. Es importante saber qué es un Diagrama de Gantt. Se trata de una herramienta gráfica que resulta útil para organizar las tareas que conforman un proyecto complejo. Es decir, mediante la planificación de los tiempos se muestra el comienzo y el final de las diferentes unidades y grupos de trabajo. Sin embargo, no muestra las relaciones entre las actividades.
Para cumplir con los plazos determinados, los costos disponibles y adaptarnos a las restricciones técnicas; la administración de los proyectos es fundamental. La planificación, dirección y control de los recursos es clave para una buena gestión.
Ahora sí, es el momento de contextualizar esta herramienta de gestión de proyectos. En 1896, Karon Adamjechi desarrolla un modelo que podría responder al conocido Diagrama de Gantt. Su objetivo era representar gráficamente los procesos interdependientes que confluyen en un proyecto. Años después, Adamjechi publicó un artículo haciendo referencia a esta herramienta, denominándola “harmonogram”.
La cuestión es que este artículo estaba escrito en ruso y polaco, lenguas poco conocidas en el ámbito inglés. Y paralelamente, se popularizó en occidente un método similar diseñado por Henry Gantt. Este incluyó algunas modificaciones menores a la idea inicial de Adamjechi y fue el encargado de divulgar este diagrama en occidente. Ambos formaron parte de la creación, pero debido a los inconvenientes del idioma, Gantt se llevó la fama.
¿Qué elementos contiene?
Un diagrama de Gantt muestra información sobre el desarrollo del proyecto. Generalmente están compuestos por los siguientes elementos:
- Fechas: fijar el inicio y final permite ajustar los procesos al tiempo previsto. De este modo, los gestores del proyecto pueden tener una visión completa del periodo de duración y las tareas que deben realizarse.
- Tareas: son las acciones que conforman el proyecto. Agruparlas en un Diagrama de Gantt permite realizar un seguimiento, evitar retrasos u olvidos. Si una subtarea sufre un problema, el resto puede verse afectado y, finalmente, retrasar los plazos o requerir más recursos.
- Plazos previstos: las tareas deben tener sus propios plazos de entrega. Garantizar su realización es vital para el desarrollo del resto de actividades interelacionadas.
- Tareas interdependientes: la representación gráfica también ayuda a clasificar aquellas tareas que pueden realizarse en cualquier momento o las que dependen de otras.
- Progreso: el diagrama te muestra la evolución a tiempo real de tu proyecto. Al situarte en la fecha actual, puedes comprobar qué queda por hacer o si hay algún inconveniente por un retraso,…
Diseña tu Diagrama de Gantt
La elaboración de un Diagrama de Gantt puede realizarse con distintas técnicas y herramientas. Una de las más conocidas es mediante las hojas de cálculo. Asimismo, puede crearse con software libre que incluyen este diagrama o programas dedicados a la gestión de proyectos. Independientemente del modo que elijamos para realizar la representación gráfica es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Recopila todas las tareas: debes apuntar todas las tareas que deben realizarse para que el proyecto se complete con éxito. También debes incluir los plazos para desarrollarlas y los miembros del equipo.
- Recopila las todas las tareas interdependientes: planifica la relación entre las tareas de tu proyecto. Hay algunas que pueden realizarse antes o después sin intervenir en el proceso, sin embargo, hay otras que son necesarias para poder continuar avanzando.
- Determina un cronograma: la línea temporal del proyecto debe estar clara para todos los miembros que intervienen en el mismo. Se deben tener en cuenta los posibles retrasos y realizar un seguimiento.
- Asigna las tareas: los miembros del equipo deben estar compenetrados y conocer, por ejemplo, las vacaciones del resto. De este modo, evitaremos retrasos imprevistos.
¿Qué ventajas aporta el Diagrama de Gantt a la empresa?
Los gráficos siempre aportan una visión general simplificada muy útil para la empresa. Por ello, el Diagrama de Gantt es una herramienta con grandes ventajas para la gestión de los grandes proyectos de una organización.
Asimismo, permiten visualizar las tareas de forma clara. Y, por otra parte, los datos del rendimiento pueden ser analizados de forma continua. Del mismo modo, al conocer el desarrollo de las tareas a tiempo real, podemos gestionar el tiempo mejor.