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El puesto de secretariado internacional de dirección abarca una gran variedad de tareas y obligaciones. Sus cometidos son cada vez más amplios y de mayor responsabilidad dentro de la actividad empresarial actual.
En la actualidad, el secretariado internacional ha avanzado más allá. Este puesto se ha convertido en un colaborador directo e indispensable para la adecuada gestión del negocio. Su reconocida labor como soporte directivo es indiscutible.
La figura del secretariado internacional de dirección ya no sólo proporcionar apoyo administrativo de alto nivel. Sus tareas no se limitan a organizar agendas, reuniones, viajes, eventos, comunicaciones… Sino que se han convertido en asistentes personales y ejecutivos. En el secretariado internacional se realizan tareas que influyen directamente de manera positiva o negativa sobre el éxito o la rentabilidad de los resultados.
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Las empresas actuales buscan candidatos con un máster secretariado internacional de dirección. Exigen personal cualificado en secretariado internacional, adecuadamente preparado, capaz de implicarse, colaborar y asumir responsabilidades con dinamismo.
En el secretariado internacional hay que saber idiomas, tener conocimientos informáticos avanzados, contar con grandes capacidades organizativas, etc. Tener visión estratégica o agilidad en la toma de decisiones son sólo algunos de los requisitos indispensables para cualquier empresa a la hora de contratar a un profesional en secretariado internacional.
Este máster en secretariado internacional de dirección está totalmente enfocado a las exigencias del mundo empresarial de hoy en día. Esto garantiza la mejor preparación para formar profesionales en secretariado internacional capaces de desarrollar las funciones de soporte directivo en todo tipo de empresas.
Finalidad del secretariado internacional de dirección
La finalidad de este máster en secretariado internacional de dirección es formar a profesionales en las funciones y los procedimientos administrativos propios del secretariado internacional de alta dirección. Y también en un enfoque práctico, actual y real, adaptado a la situación empresarial de hoy en día.
Ofrecer una visión transversal de la empresa los capacitará para desarrollar tareas específicas de secretariado internacional adaptadas a las necesidades reales de la organización.
Gestión de la correspondencia
La correspondencia escrita es la piedra angular de la comunicación para los negocios. La cantidad de correspondencia enviada y recibida, así como su velocidad de transmisión, se incrementan día a día.
En una empresa, el volumen de envíos que se reciben puede ser realmente grande. La decisión sobre lo que interesa y lo que debe tirarse no es tan simple como parece. Por ello, en este máster damos los conocimientos necesarios para que el alumno sea capaz de realizar esta tarea de secretariado internacional.
A cada uno de nuestros buzones llega periódicamente todo tipo de correspondencia: ofertas, informaciones, catálogos, cartas del banco. Lo que nos interesa lo guardamos y el resto lo tiramos. Una empresa bien organizada en materia documental tiene establecidos ciertos procedimientos para seleccionar y registrar la correspondencia, que se recibe y que se manda obligada. Las características propias de la correspondencia comercial, que destacamos en esta formación de secretariado internacional son:
- Es muy numerosa.
- Perdura en el tiempo.
Lo que supone dos consecuencias importantes para la empresa:
- La correspondencia comercial agrupa en torno a sí muchas tareas. Por tanto, supone una gran parte del trabajo que se realiza en las oficinas.
- Debido a su carácter perdurable, los documentos se acumulan. Es necesario establecer procedimientos de tratamiento de los documentos.
Por tanto, es necesario que cada documento que sale de la empresa y los que se reciben deben estar debidamente identificados. Esta identificación debe llevarse a cabo de una manera objetiva, rigurosa y estándar. Así, en cualquier momento, podremos disponer del mismo de una forma rápida y eficaz.
Las cartas de reclamaciones como función del secretariado internacional
En este curso de secretariado internacional abordamos las funciones que tiene que hacer un profesional de secretariado internacional de dirección. Entre ellas destacamos la elaboración y la adecuada gestión de cartas de reclamación. En ellas se constatan conductas comerciales que se apartan de las condiciones pactadas. Por ello, se debe redactar una carta de reclamación siempre que un servicio/producto no nos ha satisfecho parcial o totalmente.
En general, una carta de reclamación debe relatar con detalle los hechos para aclarar la situación. Se han de evitar las frases agresivas o el vocabulario descortés. En esta formación de secretariado internacional destacamos que podemos clasificar las cartas de reclamación según la persona.
En el caso del cliente encontramos:
- Carta de reclamación del pedido. Cuando una de las partes que interviene en un trato no cumple su compromiso de forma satisfactoria. Es normal que el contratante reclame.
- Carta de reclamación por error de facturación. Pretenden aclarar ciertas anomalías que aparecen en estos documentos. Estas anomalías pueden afectar a la cantidad de unidades, precio acordado y forma de pago concertado.
Por parte del proveedor destacamos:
- Carta de reclamación del impagado. En el proceso de la compra-venta son frecuentes las cartas que tienen su origen en los cobros y pagos. Así, estas cartas se suelen referir con frecuencia a plazos, vencimientos, números de facturas, de cheques, etc. En todos los casos es imprescindible que queden suficientemente claros, para evitar malos entendidos.
El registro automatizado de la información
El registro de la información es un factor muy importante a la hora de llevar consultas. Por esto, actualmente, una gran cantidad de empresas, organismos e instituciones muestra un creciente interés por controlar la entrada y salida de su correspondencia.
Veremos que en un secretariado internacional se puede hacer este tipo de registro de manera manual o informatizada.
A lo largo de los últimos años el registro de correspondencia ha evolucionado del libro de registro físico a la digitalización y automatización de la información mediante herramientas de gestión documental. Estos cambios han supuesto unas mejoras notables en su explotación.
La expansión creciente de las nuevas tecnologías y la producción de nuevos soportes de comunicación, transmisión y conservación de documentos han conducido a un proceso de cambios tecnológicos que han repercutido en la práctica empresarial.
Los informes en el secretariado internacional
En otras muchas funciones del secretariado internacional están la realización de informes. Los informes son una descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar.
Sin embargo, en este máster de secretariado internacional veremos que los informes pueden incluir elementos persuasivos Por ejemplo, recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales, que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar.
En este máster de secretariado internacional resaltamos que en el ámbito empresarial podemos distinguir dos tipos de informes:
- Informes comerciales. Son cartas dirigidas a otras personas del mismo ramo, de la misma actividad, entidades de crédito, etc. En ellas que se recaba información sobre clientes y/ o proveedores referida a diferentes aspectos. Por ejemplo, su solvencia económica, su seriedad, o su proyección.
- Informes personales. Son cartas que van dirigidas a las empresas en las que se solicita información sobre las personas que conocen por haber prestado en ellas sus servicios.
- Identificar los factores relevantes y el posterior análisis de los mismos con vistas a la fijación de las estrategias a llevar a cabo en el apoyo de las tareas a la Dirección de la empresa, ampliando la propia visión estratégica y profundizando en el conocimiento analítico e interpretativo de resultados a través de los cuadros de mando.
- Aprender los modos de clasificación y organización de documentos eficientemente utilizando el criterio más oportuno para agilizar cualquier trabajo y organizar de forma lógica toda la información.
- Entender la importancia de la motivación dentro del área laboral de manera que contribuya a guiar al Directivo fortaleciendo su atención hacia la consecución de los objetivos.
- Aprender las técnicas de comunicación empresarial e institucional aplicadas a la organización y las relaciones públicas así como las normas de protocolo necesarias para organizar de la manera más profesional posible cualquier acto.
- Descubrir el conjunto de prácticas, usos, disposiciones y costumbres propias del protocolo empresarial para su aplicación profesional en el seno de cualquier entidad u organización empresarial de toda índole.
- Dotar al alumno de las herramientas y estrategias necesarias para hacer la planificación y coordinación global de un acto, sea cual sea su sector empresarial o modalidad.
- Adquirir los conocimientos necesarios para gestionar sin problema el desarrollo de las tareas y la gestión eficaz del tiempo invertido en las mismas, comprendiendo la trascendencia de las funciones y técnicas de gestión del tiempo y sus correspondientes efectos sobre el desarrollo del trabajo.
- Dominar los principios de planificación, organización y comunicación de las funciones directivas.
- Proporcionar al alumno capacidades específicas sobre análisis económico y finanzas de modo que sea capaz de desempeñar labores de gestión, asesoramiento y evaluación en los diferentes ámbitos donde se toman decisiones de carácter económico-financiero en un entorno económico internacional.
- Comprobar la importancia que tiene la investigación y el análisis para el marketing internacional a través de casos prácticos de éxito, así como el estudio de sus factores clave.
- Profesionales que ejercen o deseen ejercer labores de soporte a la Dirección de la Empresa realizando funciones que requieran conocimientos de protocolo empresarial, planificación de tareas, gestión eficaz del tiempo, visión estratégica, apoyo a comercio internacional, etc.
- Profesionales del área administrativa que deseen ejercer como Asistentes de Dirección, dando apoyo directo a ejecutivos y/o mandos intermedios.
- Interesados en aumentar y mejorar sus conocimientos en esta rama o especializarse en Secretariado Internacional de Alta Dirección.
Asignatura 1. Dirección estratégica corporativa.
- Visión estratégica de la empresa.
- Dirección estratégica y cuadro de mando.
- Gestión del cambio en las organizaciones.
Asignatura 2. La comunicación. Claves.
- Introducción a la comunicación.
- Las nuevas tecnologías aplicadas al protocolo y la comunicación.
- Tipos de comunicación verbal / no verbal.
- Técnicas para una comunicación eficaz.
- La asertividad.
- Técnicas eficaces de comunicación telefónica.
Asignatura 3. Técnicas avanzadas en comunicación escrita y archivo.
- La expresión escrita.
- La correspondencia comercial.
- Cartas anteriores y propias de un pedido.
- Cartas de reclamación y petición de informes.
- El oficio y el certificado.
- Tratamiento de la correspondencia.
- Archivo.
- Clasificación alfabética.
- Otros sistemas de clasificación.
Asignatura 4. Protocolo social y empresarial
- Concepto y origen del protocolo.
- Comportamiento y desenvoltura social y empresarial.
- Cuidado de la imagen personal.
- Las buenas formas en la empresa.
- Presidencias y precedencias: reuniones oficiales y de empresa.
- Las buenas prácticas de la gobernancia en la empresa.
- Usos y costumbres sociales internacionales.
- El protocolo en la red.
Asignatura 5. Organización de eventos/event planner.
- La planificación de un evento.
- El anfitrión y su responsabilidad.
- Relaciones con los medios de comunicación.
- La organización de los eventos habituales.
- Gestión de presupuestos.
Asignatura 6. Habilidades de gestión y planificación: el factor tiempo.
- Gestión y organización del tiempo.
- Planificación de tareas.
- Organización y planificación de reuniones eficaces.
- Técnicas de negociación.
- Resolución de conflictos. ¿Cómo hacerlo?.
- Entrenamiento de habilidades sociales.
Asignatura 7. Economía y finanzas.
- Análisis del entorno económico.
- El concepto de contabilidad y su aplicación en el ámbito de la empresa.
- Análisis económico financiero de los estados contables.
Casos prácticos.
Asignatura 8. La información para la toma de decisiones en el comercio internacional.
- Necesidad de la información técnica y comercial.
- Búsqueda de información sobre mercados exteriores. Estadísticas del comercio exterior.
- Internet como herramienta de promoción comercial y exportación. E-business.
- Centros, organismos e instituciones productores de información en el comercio exterior.
Asignatura 9. Comercio internacional. Estrategias.
- El entorno internacional.
- Teoría y práctica del comercio internacional.
- Estrategia y planificación.
- Investigación de mercados exteriores.
- Selección de mercados exteriores.
- Operativa del marketing internacional.
- El proceso de la oferta internacional.
Casos prácticos.
- Caso Panama Jack: estrategia, público objetivo y comunicación comercial.
- Juguetes Cayro: la internacionalización de una Pyme.
- Benetton: algunos factores clave de su éxito.
- Ikea: análisis DAFO.
- Gonzalez Byass: formas de acceso.
- Caso MC Donald`s: adaptación a los gustos y costumbres de los clientes.
- Caso sobre oferta comercial.
- Caso práctico: plan de internacionalización.
Casos prácticos de marketing mix internacional.
- Caso Mango: variables del marketing mix.
- Nutrexpa y Cola Cao: producto.
- Caso Adolfo Domínguez: precio.
- Bodega: asistencia a una feria.
- Caso Freixenet: análisis marketing mix.
- Caso Rhino`s: plan de comunicación.
- Caso exportación al Reino Unido: distribución.
- Amazon: producto y precio.
Asignatura 10. Ofimática avanzada: Word 2013, Excel 2013 y presentaciones eficaces.
- Word 2013.
- Excel 2013.
- Presentaciones eficaces.
Asignatura 11. English (A1, A2, B1, B2 o C1).
Nivel según prueba de nivel inicial donde se desarrollan las competencias lingüísticas: Reading, grammar, vocabulary, listening, writing, glossary and links.
A1
- Nice to meet you.
- Family life.
- Guess my job.
- Descriptions.
- Routines.
A2
- A new start.
- When did they begin?.
- Better than you.
- What have you bought?.
- The future is now.
B1
- Getting together.
- Where in the world were you?.
- Where have you been.
- City life.
- Counting food.
B2
- The world of work.
- We are all different.
- Family affairs.
- Should have known better.
- We are what we eat.
C1
- In sickness and in health.
- What´s on?.
- Take care of the world!.
- Different ways of communication.
- I wish I were a millionaire.
Asignatura 12. Trabajo final máster.