¿Conoce a alguien que haya terminado una maratón sin entrenar un poco cada día? ¡Seguro que no! Pues los cambios y mejoras en las empresas son como una carrera de fondo, paso a paso se obtienen los resultados. El método Kaizen plantea esta filosofía para optimizar todos los procesos de la organización.
No obstante, esta mentalidad puede aplicarse a cualquier entorno, así que puede que puedas utilizarlo dentro y fuera de tu trabajo. A continuación te explicamos qué es, cuáles son sus características y las técnicas más famosas para aplicarlo en el negocio.
Kai – Zen: cambio y mejora
El método Kaizen nació y se popularizó en Japón con el objetivo de reconstruir la industria del país tras la II Guerra Mundial. Ciertamente, es curioso que esta mentalidad naciese en la compañía Toyota, precursora de otros tantos modelos de producción.
La metodología Kaizen utilizó desde su inicio el marco del lean management. Aunque se trata de un principio más general, sirvió para sentar las bases de este proceso de evolución continua.
El proceso consiste en la repetición de pequeñas mejoras en el día a día para obtener unos resultados mayores a largo plazo. Siguiendo con el símil de la carrera: si quieres correr 100 kilómetros el primer día acabarás exhausto y desanimado por no poder conseguirlo. Sin embargo, si cada día sumas cinco kilómetros, probablemente, en unos meses hayas alcanzado tu objetivo final.
Con las empresas sucede exactamente lo mismo. Cuando nos ofuscamos en una mejora de gran envergadura resulta muy difícil y, en ocasiones, no sale como planeábamos. Pero si dividimos esta gran tarea en pequeñas acciones, cada día tendremos una meta superada.
Por lo tanto, a modo de resumen, el método Kaizen consiste en centrarse en detectar problemas y optimizar los procesos día a día. De esta forma, no se dan cambios “violentos” sino progresivos.
Principios del método Kaizen
La situación empresarial actual está llena de cambios y competitividad. Por este motivo, las organizaciones se esfuerzan fervientemente por ofrecer los productos y servicios con mayor calidad del mercado y a un precio interesante para el consumidor. ¿Pero cómo conseguirlo?
Lograr un equilibrio entre las distintas variables que se dan en los procesos productivos es la clave. Pero, además, la empresa no debe olvidar otros valores relevantes e influyentes en la calidad como el cuidado del medioambiente o la protección de los derechos de los trabajadores.
Entre tanto, para implementar este tipo de metodología en las empresas, deberías tener en cuenta sus principios fundamentales. Conociendo en qué consiste y cuáles son sus requisitos, podrás aplicarla de forma sencilla.
Cuestionar todo aunque funcione
En muchas ocasiones, damos por hecho ciertos procesos porque ya los tenemos automatizados en nuestra mente. Sin embargo, aunque parezca que estamos llevándolos a cabo del mejor modo posible, siempre hay que intentar encontrar un modo más óptimo. Esta es la única manera de seguir creciendo y ser competitivo: replantearse todo.
Buscar la mejora continua
No se trata de buscar la perfección en cada actividad sino, como decíamos en el apartado anterior, ser consciente de qué cosas podemos cambiar a mejor y optimizarlas día a día mediante la repetición.
Jerarquizar los cambios
¿Es urgente o importante? Pregúntate esto cada vez que tengas que poner varios cambios en marcha. Primero detecta el problema y valora el beneficio que te aporta solucionarlo. Normalmente, es recomendable empezar por los cambios fáciles y poco costosos. Estos actuarán como motor motivador.
Implicar a toda la empresa
Si queremos que la empresa mejore sus procesos, todos los empleados deben ser partícipes en la detección de los problemas y la búsqueda de soluciones. En este punto, se borran todas las limitaciones organizacionales, no importa el rango o nivel jerárquico, todas las opiniones deben ser valoradas.
Lentitud como arma para el cambio
La base del método Kaizen es reiterar pequeñas acciones y está demostrado que esta forma de actuar es mucho más eficiente que los cambios radicales. Por lo tanto, desglosar un objetivo en subtareas es más fácil para llegar al gran cambio. Los empleados opondrán menos resistencia y se sentirán más motivados al conseguir todos los días sus metas.
Por lo tanto, en este entorno, no hay nada más inteligente que formarse para convertirse en un experto y aportar las mejores soluciones. Estudios como nuestros Másteres en Calidad pueden ser la oportunidad para dirigir tu carrera a la mejora continua. ¿Estás de acuerdo?
Técnicas para aplicar el método Kaizen
Ahora vamos a explicar algunas de las principales técnicas que pueden servir para mejorar la empresa y sus procesos con el método Kaizen.
El método de las 5S
Esta técnica se centra en la mejora del espacio de trabajo y nuestro bienestar en pro de la optimización tiempo-energía, reducción de accidentes y mejora de la calidad de los bienes producidos. Las 5S responden a las siguientes palabras japonesas:
- Seiri: clasificar entre lo útil y lo inútil para despejar los espacios de trabajo.
- Seiton: organizar lo que puede ser útil y decidir qué hacer con lo inútil para optimizar el espacio.
- Seiso: limpiar y mantener el orden.
- Seiketsu: cuidar la higiene personal y evitar la aparición de suciedad.
- Shitsuke: mantener la autodisciplina y ser riguroso para obtener los mejores resultados.
El ciclo PDCA o círculo de Deming
La segunda técnica se denomina ciclo PDCA. Estas siglas componen un acrónimo que divide los planes en cuatro etapas. De esta forma, podemos hacer pruebas rápidas y ajustar los fallos hasta llegar al resultado deseado.
- P: planificar.
- D: hacer.
- C: verificar.
- A: ajustar.
Este círculo se repetirá constantemente hasta obtener el resultado que buscamos. Esta técnica podemos encontrarla en las metodologías agile.
El método de los 5 por qué
Uno de los principios del método Kaizen es cuestionar todo para detectar los problemas desde su origen. Para ello, está técnica propone que la empresa se pregunte cinco veces “por qué”. De esta forma, podremos analizar profundamente el error y solucionarlo.
Estos son solo tres ejemplos de técnicas que podemos utilizar. Destacan otras como la metodología Kanban o las retrospectivas. Elijas la que elijas, ten en cuenta que el cambio debe ser lento y progresivo para poder consolidarse.