En la organización de eventos, ¿qué tiene presente? En el entorno empresarial han aumentado los eventos para la captación de clientes. Por ello, es primordial conocer qué tenemos en cuenta en la organización de eventos. De este modo, debemos tener presente el tipo de evento, a quién va dirigido y cómo se organiza. Puesto que es un acto protocolario y refleja la imagen de una empresa. Por tanto, consideramos estos tres puntos clave en la organización de eventos:
- El emisor: ¿quién organiza un evento?
- Evento: tipo de evento (ferias, congresos, exposiciones, etc.)
- El receptor: ¿a quién va dirigido?
Un evento siempre va dirigido al público que le interese o le pueda interesar las características de un producto. Por ello, en la organización de eventos, debemos pensar en el receptor. Es decir, ¿a quién va dirigido? Por tanto, también debemos tener en cuenta las particulares de dicho público. En la organización de eventos empresariales, la empresa es la encargada de establecer una estrategia publicitaria y de marketing. De este modo, el emisor es la entidad responsable del evento. Por medio de estas estrategias publicitarias se coordina la información, y se elaboran y desarrollan planes estratégicos.
¿Qué tipo de evento quiere organizar?
En la actualidad existe una gran variedad de eventos públicos, privados, oficiales, empresariales, etc. que requieren de ella. De este modo, existen empresas especializadas en la organización de eventos que cumplen con el protocolo adecuado. Los tipos de eventos más habituales son:
- Actos oficiales: eventos legislativos, judiciales y ejecutivos.
- Actos no oficiales: comerciales y sociales, culturales, etc.
¿Busca publicidad para un evento?
Para la elaboración de una correcta campaña publicitaria es importante conocer:
- Los medios y los soportes publicitarios más adecuados para la venta del producto.
- Crear un mensaje que impacte al receptor y fácil de recordar.
- Eficacia global, es decir, que pueda ser reconocido por todos.
¿Necesita un patrocinador para su evento?
No solo es suficiente crear una campaña publicitaria sino que debemos buscar un patrocinador para la organización de eventos. Ya que refleja la imagen positiva o negativa de una empresa. Si pensamos en los productos que normalmente compramos, siempre pensamos en el prestigio de la empresa o marca que los vende o patrocina. Es decir, si tiene mayor o menor impacto en la sociedad y las valoraciones que tiene.
¿Quiere informar al público de su evento?
Además de la campaña publicitaria existe la campaña de relaciones públicas. La diferencia entre estas estrategias de organización de eventos es que una es emotiva y otra informativa. Es decir, la campaña publicitaria intenta crear emoción en el receptor, mientras que la campaña de relaciones públicas pretende informar. Para una correcta planificación de la campaña de relaciones públicas debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Conocer todos los aspectos que afectan a la entidad encargada de emitir el mensaje.
- Juicio moral.
- Formular y fijar las políticas de la entidad con respecto a público.
- Diagnosticar el problema, es decir, conocer al público para elaborar una estrategia.
- Establecer un plan de información para conocer todos los aspectos relevantes para su organización.
- Acción: ejecutar el plan elaborado.
- Control o evaluación posterior: considerar los resultados del plan llevado a cabo (objetivos).
Organización de eventos y producción
Como hemos mencionado antes, un evento tiene éxito cuando tiene una buena estrategia publicitaria. Ya sea por medio de la publicidad como tal, el patrocinio o las campañas de relaciones públicas. Si en el momento de la organización de eventos están presentes los puntos clave, el acto conseguirá su objetivo. Por tanto, se habrá realizado todo correctamente. Antes de la producción de cualquier acto, es importante tener en cuenta el antes y el después de su realización. Por ello, es importante la organización de eventos y todas sus fases.
Fases de la organización de eventos y producción
Fase de pre-producción: briefing, consiste en una reunión entre los intervinientes en la organización de eventos. Es decir, entre la empresa encargada y el cliente que desea realizar un evento. Aquí se debaten aspectos tales como la publicidad, el lugar, los plazos y tiempos, etc. Es decir, todo aquello que afectará al evento. En esta fase el papel de la creatividad es importante porque está presente en las campañas publicitarias. Sin embargo, debe cumplir con los requisitos de ser real, posible y realizable. Es decir, que se pueda llevar a cabo sin dificultades y que tenga convicción. Fase de post-producción: desmontaje de todo el evento, es decir, escenario, elementos audiovisuales, etc. En esta fase debemos evaluar cómo se ha desarrollado el evento y si se ha cumplido el objetivo inicial. Todo acto exige una organización de eventos que se produzca de forma adecuada, eficaz y efectiva. Por ello, requiere de una preparación y de un ensayo siguiendo las pautas protocolarias para cada situación.
¿Comunica sus eventos a través de los medios de comunicación?
Si miramos a nuestro alrededor, vivimos en una sociedad conectada con los medios de comunicación. Continuamente consultamos las redes sociales, el periódico, webs, etc. para estar al corriente de lo que sucede. De esta manera, una empresa debe establecer relaciones con los medios de comunicación si desean una organización de eventos eficaz. Debido a que estas vías de comunicación tienen impacto sobre el público. Incluso, en su mayoría, condicionan la imagen de una empresa. Puesto que el objetivo de una empresa es ser noticia y por ello, emiten el mensaje por distintos medios.
¿Controla los gastos que requiere su evento?
A la hora de la organización de un evento, debemos tener en cuenta el presupuesto del que disponemos para su producción. Para ello, debemos disponer de un control presupuestario porque permite organizar y coordinar las actividades pensadas. Y de este modo, tomar las medidas necesarias para ello. En el control presupuestario debemos exponer los importes que vamos a gastar y los que vamos a necesitar. Así tendremos un registro económico para controlar los gastos e ingresos totales de la organización de eventos.
El registro económico está dividido en una serie de partidas presupuestarias divididas en secciones para determinar los importes y gastos. Por ejemplo: partida 1: estructuras y elementos materiales, partida 2: sistema de sonido, partida 3: elementos audiovisuales, etc. Si está pensando en la organización de eventos para atraer a nuevos clientes, promocionar o productos, siga los aspectos comentados. Es decir, el tipo de evento, la publicidad, las distintas fases de producción, el presupuesto, los medios de comunicación, etc. Puesto que un buen acto empresarial refleja la imagen de una empresa.