Seguramente si pensamos en qué es el NIF lo asociemos rápidamente al DNI, ¿pero es lo mismo? ¿Para qué se utiliza el Número de Identificación Fiscal? ¿Afecta a los autónomos? ¿Y a las empresas? Puede que todas estas preguntas te hayan despertado dudas que hasta el momento no te planteabas. Pero, no te preocupes, hoy hablaremos de ello para clarificar estos conceptos.
No obstante, como podrás imaginar, el NIF tiene que ver con cuestiones relacionadas con el papel empresarial que podemos jugar todos nosotros. A efectos tributarios es imprescindible para identificarnos.
Por ello, dentro de las organizaciones debe haber una persona que conozca esta terminología y sepa cómo gestionar los trámites administrativos y fiscales. ¿Quieres ser tú? Nuestro Máster en Gestión Contable, Fiscal y Laboral te prepara para ser competente en las tres principales áreas de la empresa.
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¿Qué es el NIF?
Vayamos a la cuestión que nos atañe…¿qué es el NIF? Se trata del Número de Identificación Fiscal. Como su nombre indica, sirve para identificar a personas físicas y jurídicas ante las acciones de naturaleza tributaria.
Este número sirve de garantía para los negocios, ya que puede rastrearse para conocer si es verdaderamente auténtico. De esta forma, podremos comprobar si la persona es fiable en base a este código oficial que expide el Estado.
Podemos diferenciar dos tipos: el sujeto a personas físicas y el relacionado con las personas jurídicas. Dado que ambos entrañan ciertas diferencias, vamos a abordarlos por separado para comprenderlos mejor.
Número de identificación fiscal de personas físicas
Tenemos más preguntas para ti…¿es lo mismo DNI y NIF? ¿Cómo puedo saber cuál es mi Número de Identificación Fiscal? ¿Para qué puedo utilizarlo como persona física? Si no sabes responderlas, a continuación lo hacemos por ti para que puedas comprender el papel de esta herramienta fiscal.
DNI vs. NIF, ¿cuál es la diferencia?
Para las personas físicas el DNI, Documento Nacional de Identidad, es igual que el NIF en la numeración y la letra. Es decir, comparten la apariencia con ocho dígitos y un código de control que corresponde a una letra.
Pero por otra parte, puede no corresponderse necesariamente con el DNI. ¿En qué casos? Para los extranjeros que no cuentan con la nacionalidad española pero residen en el país. Su NIF corresponde con el NIE o Número de Identificación de Extranjero. En este caso, cuenta con una letra inicial, siete números y el código de control.
De este modo, los autónomos, como personas, físicas utilizan el Número de Identificación Fiscal para su actividad tributaria. Por lo tanto, su Documento Nacional de Identidad puede servir indistintamente ya que los números serán los mismos.
Es decir, una vez se den de alta con el modelo 036 o 037, ya podrían emitir facturas indistintamente con su DNI/NIE y su NIF. Ambos serían válidos porque como persona física se trata de los mismos códigos.
¿Puedo tener NIF si no tengo DNI?
¡Sí! Sin darnos cuenta ya hemos visto uno de los supuestos donde el DNI no es imprescindible para tener este número fiscal. Se trata de los residentes extranjeros, los cuales, como hemos mencionado, disponen de NIE. En este caso, la letra inicial siempre es la L.
El segundo caso se da en los menores de 14 años residentes en España que no tienen documento nacional de identidad, ya que no están obligados por ley a tenerlo. En este caso, su NIF empezará por la letra K. Asimismo, existen otros supuestos donde pueden otorgarte la letra X, Y, Z o M ante determinados trámites y situaciones concretas.
Número de identificación fiscal de personas jurídicas
Una persona jurídica es un individuo que se constituye como una institución y tiene derechos y obligaciones. Sabiendo esto, el formato de su Número de Identificación Fiscal debe ser diferente al de las personas físicas como son los autónomos.
Por ello, el formato está compuesto por una letra que está determinada por la naturaleza fiscal de la empresa. Algunos ejemplos pueden ser lo siguientes:
- A: sociedades anónimas.
- B: sociedades de responsabilidad limitada.
- C: sociedades colectivas.
Y así hasta la letra W. No obstante, dentro de este alfabeto particular se omiten algunas letras como la I o la Ñ para evitar confusiones con otras con una caligrafía similar. Además de la letra inicial, cuentan con siete números y un dígito de control que puede ser una letra u otro número.
¿Cómo solicitar el NIF de una persona jurídica?
Hemos mencionado que las personas físicas con DNI cuentan con su Número de Identificación Fiscal. Pero, ¿qué sucede con las personas jurídicas? Deben solicitar este documento a la Agencia Tributaria al mes de su constitución.
Hay que tener en cuenta que esto es una obligación para aquellos que crean una empresa. Por lo tanto, si esta es tu situación, puedes acudir a una oficina de la Agencia Tributaria con cita previa o realizarlo por vía telemática a través del modelo 038. Así pues, tendrás que:
- Indicar el nombre de la persona jurídica, marcar la casilla 110 (para su solicitud) o la 120 (si ya cuentas con un documento provisional). No olvides firmar la primera página con fecha y lugar.
- Rellenar los campos sobre la identificación de la entidad.
- Identificar a los representantes legales.
¿Qué papel juega el CIF?
El Código de Identificación Fiscal o CIF no se usa en España desde el año 2008. Este fue derogado por el Real Decreto 1065/2007. Por lo tanto, aunque sigamos escuchándolo, no tiene validez y ha sido sustituido por el tema que hoy hemos desarrollado: el NIF.
Por tanto, no es una cuestión de diferencias. Simplemente se ha sustituido uno por el otro y se aplica a personas físicas y jurídicas para los documentos fiscales como las facturas.