¿Alguna vez te has planteado cómo gestionar un proyecto? ¿Tienes una idea para tu empresa pero no sabes cómo planificarla? ¿Conoces las mejores técnicas y herramientas para su desarrollo? La respuesta a estas preguntas es PMO. O en otras palabras: Project Management Office. Y su traducción equivale a Oficina de Gestión de Proyectos. Como has podido intuir, se ocupa de la gestión y centralización de los proyectos.
Asimismo, el PMO Manager es la persona que dirige este departamento. Las etapas de la ejecución de un proyecto están supervisadas por este profesional. Debe dirigir, documentar y medir los procesos.
Para empezar, debemos acotar el término proyecto. Entendido como el desarrollo de una idea. Esto incluye todas las fases. Abordando cuestiones como cuáles son los recursos necesarios o el planning. Del mismo modo, este concepto hace referencia a la propia memoria escrita que es parte del procedimiento.
¿Cuáles son las funciones de un PMO?
Dentro de la Oficina de Gestión de Proyectos, el PMO Manager es el encargado de liderar las decisiones. Estas pueden afectar a varias secciones de la empresa. Por ello, este profesional debe ser colaborativo y flexible.
Entre sus funciones principales destacan priorizar las tareas, establecer plazos y designar los trabajos al personal. Su actuación es como supervisor, debe estar al tanto de los procesos en todo momento.
Para empezar, el PMO Manager debe analizar la información financiera. Conocer el estado de las cuentas es imprescindible para valorar los recursos de los que disponemos. Asimismo, en esta etapa debe asignar los medios, realizar un presupuesto o cuantificar los riesgos. Se trata de un trabajo transversal con el departamento financiero.
Su responsabilidad no acaba cuando el proyecto se pone en marcha. Hasta que no ha finalizado debe asegurarse de todos los procesos. Estos deben llevarse a cabo de la forma más eficiente, cumpliendo los estándares planteados.
Asimismo, si fuese necesario, debe encargarse de modificar los procesos. Su labor está enfocada a una evaluación continua. De este modo, puede determinar si está cumpliendo las normas y los objetivos. De lo contrario, puede resolver los problemas que surjan.
Como ya hemos mencionado, el término proyecto también hace referencia a la propia documentación del plan. El PMO Manager también debe ocuparse de documentar de forma exhaustiva todas las etapas del desarrollo. Desde la creación hasta asegurar la finalización del proyecto con éxito.
¿Qué ventajas aporta un PMO a la empresa?
Implementar un PMO puede ser la acción que marque la diferencia con el resto. Optimizar los recursos para aumentar la eficiencia y eficacia de nuestros proyectos. Esta es la labor del Project Management Office.
Este departamento permite una gestión de los proyectos transversal, implicando a todas las partes. Además, permite simplificar los procesos y anticiparse a los problemas. Estos son algunos de los beneficios que aporta a la organización.
Mayor eficiencia en la entrega de proyectos
Contar con una Oficina de Gestión de Proyectos proporciona una orientación guiada. Todos los implicados en el proyecto, ya formen parte del departamento o no, tienen un lugar de encuentro.
De este modo, se ahorra tanto en tiempo como en costes. Analizando la situación de forma continua para conocer en qué estado están las tareas, quién las debe realizar y el impacto de cometer un error. En lugar de improvisar, se actúa de forma segura.
Aumento de la satisfacción de los clientes
Un departamento dedicado a la gestión de los proyectos y profesionales especializados asegura la satisfacción de los clientes. Conocer los procesos que se están llevando a cabo y hacer partícipe al usuario, permite una relación de confianza.
El cliente no se queda aislado como agente externo. Sino que es partícipe en todo momento, conociendo las etapas, los recursos e incluso los problemas. En este sentido, cuando un proyecto fracasa disponemos de mayor información para dar explicaciones al cliente de forma exacta. De este modo, podremos entender la situación y replantear el proyecto.
Desarrollo y unión del equipo
La implementación de un PMO en la empresa permite generar un espíritu de grupo. Los proyectos son un conjunto de acciones que involucran a distintos departamentos, por ello, es importante generar un ambiente colaborativo.
Control de riesgos
Los proyectos siempre conllevan riesgos. Sin embargo, una buena planificación puede determinar el éxito de estos. Contar con una estrategia limita las inseguridades, ya que los problemas están identificados y previstos.