Los riesgos son parte inherente de la vida de una empresa. Ciertamente podemos reducirlos en gran medida, pero hay cuestiones que pueden surgir y, sin un plan, ser nefastas para el negocio. ¿Qué podemos hacer para prevenir y reducir la incertidumbre? ¡Elaborar un plan de contingencia!
No podemos prever todos los problemas o situaciones dificultosas que una organización puede sufrir, pero sí muchas. Analizarlas y comprender cuáles son los puntos de riesgo nos permite crear procedimientos para actuar rápida y eficazmente.
Si no sabes qué es un plan de contingencia…¡Te lo contamos! Pero recuerda que el primer paso siempre es formarse, de este modo, podrás adquirir los conocimientos necesarios para actuar con rigor en esta área.
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¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia es una herramienta que permite abordar situaciones perjudiciales para un negocio gracias a una planificación previa. Es de decir, la empresa se anticipa a las dificultades elaborando una lista de riesgos que podrían afectarle y la forma de actuar si suceden.
Por ejemplo, si una organización sufre una crisis de reputación derivada de un tweet en redes sociales, ¿cómo debe actuar? Según la empresa y/o la situación, podría pedir disculpas, ofrecer datos sobre la cuestión, enviar un comunicado a sus clientes, guardar silencio,…
No hay una fórmula única para diseñar este tipo de planes, depende de la compañía, su filosofía, su cultura, sus valores,…Por ello, aunque solo sea una parte quien diseñe este plan, es recomendable que todos los miembros lo conozcan y sepan cómo actuar en su desempeño.
En este sentido, la formación bonificada te ofrece la oportunidad de formar a los empleados sin coste gracias a los créditos de FUNDAE. Puedes aprovechar tus contribuciones a la Seguridad Social y ayudar a que tus trabajadores aprendan cuestiones como esta u otras muchas que sumen valor al negocio.
¿Cómo diseñar un plan de contingencia?
Resumiendo lo que hemos contado hasta ahora, un plan de contingencia es una herramienta que permite anticiparnos y reducir el impacto de los riesgos en la empresa. Es muy importante que todas las personas lo conozcan para conseguir una actuación unida y efectiva.
Además, no existe un plan perfecto para todas las compañías, es un trabajo muy personal y adaptado. Pero sobre todo, es una forma de actuar flexible, que se debe moldear en base a como avancen los acontecimientos.
Dicho esto: ¡manos a la obra! A continuación vamos a explicar paso a paso cómo elaborar un plan de contingencia para una empresa. Pero antes, unos consejos que debes tener presente antes y durante el diseño:
- No podemos abordar todos los riesgos: céntrate en aquellas cuestiones que tengan una solución común y puedan afectar más gravemente al negocio.
- Focaliza los esfuerzos en riesgos probables: hay cosas que son tan improbables que pasen que no merece la pena contemplar.
- Investiga y evalúa: no te dejes llevar por suposiciones, estudia las posibilidades y no dejes nada a la improvisación.
¿Qué recursos tenemos?
El primer paso es identificar los recursos materiales y de capital humano con los que cuenta la empresa. Esto puede ser evidente para algunos negocios, pero otros pueden no tener claro qué tienen disponible.
Así pues, podemos hacer una lista de los recursos que hemos detectado y organizarlos en base a su prioridad. Es decir, teniendo en cuenta el valor que pueden aportarnos y su esencialidad para el desarrollo de la empresa.
¿Cuáles son los riesgos clave?
La segunda tarea para realizar un plan de contingencia es investigar exhaustivamente. Es decir, es el momento de pensar qué riesgos podrían perjudicar a nuestros recursos esenciales. Y si esto sucede, ¿cómo puede afectar a la organización?
Aunque muchas veces este tipo de decisiones quedan en manos de los directivos, contar con todos los empleados siempre añade valor. De esta forma, podemos obtener diferentes perspectivas y contemplar cuestiones que de otro modo no sería posible.
Por otra parte, podemos buscar inspiración en otros planes ya realizados dentro del mismo sector. Pero como hemos mencionado, siempre deben adaptarse a las necesidades de cada empresa.
¿Qué riesgos pueden afectar más a la empresa?
Cuando se han identificado todos los riesgos posibles para el negocio, hay que organizarlos en función de cómo pueden afectar. Es decir, el impacto que generarían. Así como la probabilidad de que sucedan.
Elaboración del plan de contingencia
Una vez hemos realizado los tres pasos anteriores, podemos proceder a la elaboración del plan propiamente dicho. Para empezar la redacción hay que elegir la situación y determinar las acciones que se realizarán en el caso de que ocurra. Para ello, hay que ser realista en las situaciones y en las soluciones. Por ello debemos tener en cuenta los recursos disponibles.
Trata de reflejar el problema, la solución, los responsables, los recursos y todo lo que consideres relevante. Cuanta más claridad exista, más efectivamente se podrá contrarrestar el efecto negativo.
¡Comparte!
Esto también lo hemos recordado varias veces: ¡haz llegar el plan a todas las personas que forman parte de la empresa! Si es un documento accesible, si llegado el momento hay que utilizarlo, todos sabrán donde encontrarlo. Pero sobre todo, lo habrán interiorizado y sabrán cómo actuar.