¿Puedes decir que eres una persona organizada? ¿Trabajas con una buena planificación? ¿Eres capaz de programar las tareas y cumplir los plazos? ¿Es para ti fácil liderar equipos de trabajo? Si te gusta tener todo bajo control y optimizar al máximo tus proyectos, Smartsheet es una herramienta ideal para ti.
¿Conoces este software para la gestión de proyectos? Si no habías oído hablar sobre él, hoy te contamos mucho más sobre esta herramienta que puede cambiar tu forma de trabajo. Hablaremos sobre el programa, sus funcionalidades, sus ventajas y sus posibles inconvenientes.
Sin duda, el uso de esta herramienta puede suponer una transformación hacia un modelo de desempeño más eficiente en tus proyectos. Así pues, si ya ocupas un cargo como project manager o te quieres capacitar para ello, este post te interesa. En este último caso, no te pierdas nuestro Máster en Project Management PMP.
¿Qué es Smartsheet y cuáles son sus funciones?
Smartsheet es un software online para la gestión y administración de proyectos. Podrías pensar que es una herramienta más para establecer tiempos, pero va más allá. Con este programa los equipos colaboran durante todo el proceso. Es decir, incluye funcionalidades donde los implicados pueden trabajar de forma colaborativa.
De esta forma, los usuarios pueden administrar proyectos en equipo creando listas de tareas o formularios, planificando eventos, realizando reportes a través de Diagramas de Gantt,…En definitiva, sirve para planificar, administrar, controlar y elaborar de forma visual y sencilla informes sobre el trabajo.
¿Cuáles son las características de Smartsheet?
Ahora que ya te hemos contado qué es y cuáles son sus principales funciones es el momento de ahondar en sus características más destacables:
- Apariencia de hoja de cálculo: es decir, está compuesta de filas y columnas.
- Es posible subir archivos adjuntos: el almacenamiento en la nube puede ser limitado dependiendo del plan que se elija.
- Se pueden programar alertas y recordatorios.
- Ofrece diferentes modos de vista: calendario, mapa,…
- Realiza búsquedas con filtros.
- Posibilita la integración con otras aplicaciones y programas.
- Admite enviar una hoja o parte de ella a un miembro del equipo.
¿Cuánto cuesta Smartsheet?
Esta herramienta tiene una versión gratuita de 30 días. Después se trata de una aplicación que se adquiere a través de una suscripción mensual. Smartsheet dispone de tres planes:
- Pro: el precio es de 6€ por usuario/mes. Esta opción no admite más de 10 usuarios. Dentro de este plan dispone de hojas y observadores ilimitados, hasta 10 editores, cuatro tipos de vista, paneles, informes, formularios. Así como almacenamiento de hasta 25GB de archivos, 250 automatizaciones por mes, integración con Microsoft 365, Teams o Dropbox, entre otras cuestiones.
- Negocio: el precio es de 22€ usuario/mes. Requiere un mínimo de tres usuarios. Incluye todo lo anterior más editores ilimitados, puntos de referencia, formularios con lógica condicional, aumento del almacenamiento y automatizaciones ilimitadas. Así como acceso a capacitaciones, generador de documentos,…
- Empresa: el precio dependerá de las necesidades de cada compañía, es un plan personalizado. Adicional a todo lo anterior, los usuarios tienen acceso a dominios de correo electrónico personalizados, validación de dominios. Así como informes de contracargo, reflexiones de trabajo,…Además, tendrán acceso al Smartsheet Advance pudiendo administrar procesos a escala entre otros asuntos.
¿Cómo puede beneficiar esta herramienta a tus proyectos?
En primer lugar, Smartsheet permite el trabajo colaborativo. Es decir, es una herramienta que da pie a que los equipos se impliquen con el proyecto, así como proveedores o colaboradores temporales. De esta forma, pueden estar informados en un solo lugar, conociendo los reportes en todo momento.
En segundo lugar, se trata de un software en la nube. En otras palabras, no es necesario instalar en programa en nuestro equipo. De esta forma, podemos acceder desde cualquier lugar a través de nuestros credenciales.
La tercera ventaja es la usabilidad. Al basarse en hojas de cálculo, los usuarios están muy familiarizados con esta interfaz. Por este motivo, su implementación en las empresas generalmente será sencilla.
En este mismo sentido, y como cuarta ventaja, destacamos la integración con otras aplicaciones. Como hemos mencionado, y dependiendo del plan contratado, se pueden integrar diferentes apps.
En el lado opuesto, dentro de las desventajas encontramos la imposibilidad de trabajar sin Internet. Asimismo, esta herramienta no ofrece una visión comparativa. Es decir, no se aprecian los cambios que se producen en el gráfico de Gantt.
La figura del project manager
El perfil del project manager es cada vez más común en las empresas. ¿Por qué sucede esto? Porque las organizaciones se han dado cuenta de la necesidad de contar con expertos en la organización y planificación de proyectos.
Es decir, las empresas necesitan profesionales con un alto grado de responsabilidad en el control de los proyectos desde tareas hasta recursos o tiempos. Un verdadero especialista en metodologías agile y software para la gestión de proyectos. Así como un perfil resolutivo, autónomo y líder.
Para aprender esto y mucho más, en IOE Business School podemos ofrecerte nuestro Máster en Project Management. Donde, además de capacitarte para este puesto con contenidos teóricos y prácticos, podrás prepararte para obtener la certificación PMP del Project Management Institute.