TÉCNICAS EN COMUNICACIÓN ESCRITA Y ARCHIVO

En este curso de técnicas de comunicación escrita y archivo forma a los alumnos para manejar los archivos documentales de una empresa. Este es uno de los mayores problemas que tienen por el desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control.

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Cuando no existe claridad en la clasificación la documentación se incorpora a una carpeta sin seguir un orden. Si los expedientes no se organizan de forma correcta podemos tener serios problemas para acceder a los documentos. Por lo tanto, habrá pérdida de tiempo y falta de rendimiento en la gestión.

Actualmente son muchas las empresas que están demandando profesionales con conocimientos en técnicas de comunicación escrita y archivo.

Con este programa se pretende que el alumno adquiera los métodos y las técnicas necesarias para clasificar y organizar correctamente los archivos documentales de información en la empresa. Esto le permitirá gestionar el trabajo de forma más eficaz y sencilla. Es decir, agilizará las tareas de localización y búsqueda de la información.

Los elementos fundamentales de la comunicación

En este curso de técnicas de comunicación escrita y archivo tratamos los elementos fundamentales de la comunicación.

Los egresados aprenderán que la comunicación es un proceso por el que se trasmite información y hay un intercambio de mensajes. El proceso comunicativo está formado por diferentes elementos esenciales para que se produzca con éxito:

• Emisor es quien se encarga  de transmitir el mensaje.
• Receptor es la persona a la que se dirige el mensaje. Lo tiene que descodificar, descifrando los signos.
• Canal es el medio mediante por el que se transmite la información.
• Código es un sistema de signos y normas que utiliza el emisor para codificar el mensaje.
• Mensaje es la información que quiere transmitir el emisor al receptor.

Cómo gestionar la correspondencia

Durante la formación en técnicas de comunicación escrita y archivo mostramos cómo gestionar la correspondencia. En los negocios la correspondencia escrita es fundamental para que haya una buena comunicación.

Actualmente, la cantidad de correspondencia enviada y recibida en los negocios es elevada. Las empresas quieren aplicar técnicas de comunicación escrita y archivo para que la velocidad de transmisión también incremente.

Los datos muestran que las organizaciones tienen un volumen de envíos muy alto. Por consiguiente, la decisión sobre que es interesante y que debe desecharse no es sencillo. En este curso de técnicas de comunicación escrita y archivo mostramos a los alumnos cómo ejecutar esta tarea.

Mostraremos como gestionar la correspondencia que llega a los buzones de la organización. Normalmente, son ofertas, informaciones, catálogos, cartas del banco. En este programa de técnicas de comunicación escrita y archivo analizamos que interesa y que no interesa.

Si la empresa está bien organizada contará con procedimientos para clasificar la correspondencia. Normalmente, cuentan con criterios de ordenación en materia documental. Abordaremos los aspectos propios de la correspondencia comercial. En esta formación de técnicas de comunicación escrita y archivo destacamos que por un lado es muy numerosa. Y, otro lado, perdura en el tiempo.

La correspondencia comercial engloba muchas tareas. Por ello, conlleva mucho trabajo en una empresa. Además, los documentos se amontonan debido a su carácter perdurable. Las empresas necesitan utilizar técnicas de comunicación escrita y archivo para el tratamiento de los documentos.

Por consiguiente, es fundamental identificar todos los documentos que salen o se reciben en la empresa. Los alumnos serán capaces de llevar este control de forma rigurosa y objetiva. Así podrán localizar cualquier documento de la empresa de forma rápida y eficaz.

Las cartas de reclamaciones

Otro tema esencial que abordamos en este curso de técnicas de comunicación escrita y archivo son las cartas de reclamaciones. Las empresas tienen que enfrentar muchas situaciones en las que necesitan un profesional que sepa redactar cartas de reclamaciones.

Por ello, pretendemos que los alumnos sean capaces de elaborar y gestionar adecuadamente las cartas de reclamación. En ocasiones, existen situaciones en las que las conductas comerciales no coinciden con las condiciones pactadas. En estos casos es necesario escribir una carta de reclamación. También puede darse cuando un producto o servicio no satisface al cliente.

Es importante conocer las técnicas de comunicación escrita y archivo para saber cómo redactar en detalle la situación. Y, por otro lado, como se tienen que ordenar y clasificar. Los alumnos aprenderán que no se debe emplear vocabulario agresivo o descortés. Además, mostraremos cómo clasificar las cartas de reclamaciones dependiendo de la persona.

Las empresas pueden basarse en los clientes para clasificar las cartas de reclamación y puede ser según:

• Del pedido. Sucede cuando una parte que forma parte del trato no cumple con su promesa de forma satisfactoria. Ante esta situación el contratante suele reclamar.
• De reclamación por error de facturación. En estos casos el objetivo es aclarar los errores que aparecen en estos documentos. Normalmente suele ser por cantidades de unidades, precio o forma de pago acordado.

En cuanto al proveedor destacamos la carta de reclamación de impagos. Se suelen escribir cuando hay problemas con los cobros y los pagos. Por lo tanto, contienen información sobre los plazos, vencimientos, etc. Es importante que se aclare para evitar problemas.

El registro de la información

En este curso de técnicas de comunicación escrita y archivo destacamos la importancia que tiene el registro de la información. Sobre todo, a la hora de realizar consultas.

Hoy en día, muchas empresas, organismo o instituciones necesitan controlar la entrada y salida de la correspondencia. Por ello, demandan profesionales que sean capaces de registrar la información. Este registro puede ser manual o informatizado.

Durante esta formación en técnicas de comunicación escrita y archivo veremos la evolución que se ha dado el proceso de registro. Se ha pasado de utilizar un libro de registro físico a la digitalización y automatización de la información. Mostraremos a los alumnos las herramientas de gestión documental que pueden emplear para esta actividad.

Como resultado, las empresas se han beneficiado de la optimización y la eficacia que supone digitalizar los documentos. Por este motivo, siempre cuentan con un profesional en técnicas de comunicación escrita y archivo.

El avance de las nuevas tecnologías también ha facilitado que se pueda realizar esta tarea. En estepcial, gracias a los nuevos soportes de comunicación, traspaso y mantenimiento de los documentos. En este programa en técnicas de comunicación escrita y archivo mostraremos como ha influido en la practica empresarial.

Los informes en las empresas

Por otro lado, también abordamos en estos estudios de técnicas de comunicación escrita y archivo la importancia de los informes en las empresas.

A través de los informes se puede estar al tanto de aspectos esenciales en una empresa. Por lo tanto, los informes reflejan de forma escrita una descripción sobre ciertos aspectos o características de un asunto empresarial.

En este curso de técnicas de comunicación escrita y archivo destacamos que los informes pueden ser muy persuasivos en una empresa. Por ejemplo, después de leer un informe un responsable puede decidir qué acciones llevar a cabo. Los alumnos sabrán que en los informes hay que incluir recomendaciones, sugerencias o conclusiones justificadas.

Destacamos en esta formación en técnicas de comunicación escrita y archivo que podemos encontrar dos tipos de informes:

• Comerciales. Estos informes están destinados a personas del mismo rango, actividad, etc. Se refleja información variada sobre clientes o proveedores. Por ejemplo, información sobre la solvencia, proyección, forma de trabajar, et.
• Personales. Aquí se refleja información sobre personas conocidas por haber ofrecido servicios con anterioridad. Suele estar dirigido a empresas.