TÉCNICO EN GESTIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

Un profesional en gestión de compras y aprovisionamiento en una empresa es quien facilita el éxito de una organización. Un técnico de gestión de compras es el responsable de reducir costes e incrementar la calidad de los productos.

Este programa ofrece a los alumnos las principales técnicas para conseguir los beneficios en su cuenta de resultados cuando realizan la gestión de compras. Por tanto, se abordan los procedimientos más relevantes del departamento de compras de una organización, la evaluación de ofertas, la negociación con proveedores o el desarrollo del plan de suministros.

La gestión de compras

El fin concreto de la gestión de compras consistiría en cubrir las necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, maximizando el valor del dinero invertido. Pero este objetivo de corto plazo debe ser compatible con la contribución de compras en armonía con el resto de los departamentos para lograr los objetivos de la empresa. Estos pueden ser coyunturales (mejora del beneficio) o estratégicos (mejora de la posición competitiva).

Veremos que cada empresa debe establecer unas políticas de gestión de compras y marcarse unos objetivos a medio y largo plazo. En el caso específico de la función de compras, va a depender de las características particulares de la empresa, de su entorno, el mercado que tiene y, por supuesto, de sus hombres. Independientemente de estas circunstancias concretas, la función de compras siempre deberá ocuparse de:

• Realizar previsiones.
• Negociación de precios.
• Búsqueda de otras fuentes de aprovisionamiento.
• Contratos de aprovisionamientos.
• Rotación de stocks.
• El personal de compras.
• Normalización de materiales.
• Fabricar o comprar: subcontratación.
• Relaciones fluidas con todos los departamentos.

El área de compras

Compras, ya sea un departamento o un área de la empresa, tiene una importancia sustantiva en las empresas. Es el área que articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea. Además es el área en la que se genera el proceso de pagos. Por lo tanto, tiene gran incidencia en las operaciones de la empresa. Es el área desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor coste posible.

Existen dos factores que hacen que el departamento o área de compras se sitúe en un determinado nivel jerárquico en la estructura de la empresa. Estos son la naturaleza o el tipo del negocio al que se dedica la empresa y la especialización.

La compra, en general, se inicia a partir de los requerimientos de los distintos sectores de la empresa. Se formaliza con un documento escrito, es decir, el pedido. Éste es el momento en el que el área de compras inicia su gestión.

El responsable realiza un cotejo de los precios y selecciona al proveedor. Luego genera la orden de compra para notificar al proveedor que se le ha adjudicado la compra y además para notificar a las demás áreas de la empresa. El proceso continúa con la recepción de lo adquirido y de la factura para emitir el pago.

La política de la gestión compras

Se denomina política de compras a los criterios generados desde la dirección de una empresa con respectos a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, etc. Estos criterios se aplican para realizar todas las adquisiciones.

Comprar es una ciencia y comprar bien es vender bien y obtener buenos beneficios. Cada euro ahorrado tiene efecto directo sobre las utilidades de la empresa. En la actualidad, la dirección requiere del profesional de compras:

• Capacidad para negociar.
• Capacidad de liderar.
• Mantenerse actualizado sobre el mercado.
• Seleccionar adecuadamente a los proveedores.
• Reducir la gestión administrativa de compras.
• Contar con conocimiento técnico.

La necesidad de comprar

Cualquier área de la empresa que requiera mercancía puede consultar disponibilidad en almacén de la mercancía requerida. De no contar con la existencia solicitada, se identifica la necesidad de reponer los bienes. El área de compras elabora una planificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El área solicitante emite una solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercancía.

Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se reciben las mercancías, transcurre un tiempo considerable. En el caso de no contar con los bienes, se podría llegar a parar la producción.

El stock tiene como propósito conocer las existencias de los ítems, productos intermedios y productos terminados. Así como, la disponibilidad para su venta. Siempre ha sido motivo de preocupación la cantidad mínima en las que se debe determinar el momento de la compra para que no queden desprovistas de productos.

Existen mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento óptimo para realizar los pedidos. De esta manera, programando el consumo de ítems en el proceso productivo, se puede planificar el abastecimiento de éstos. Hay que fijar un punto de pedido en un plazo determinado anterior a que se consuma la existencia.

La búsqueda de proveedores y la gestión de compras

La búsqueda y selección de proveedores debe realizarse continuamente. El objetivo es tener siempre la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compra. Se definen los posibles proveedores teniendo en cuenta:

• Precios y condiciones de pago.
• Plazos de entrega.
• Calidad de los productos.
• Fiabilidad.
• Posibilidades futuras de evolución.
• Situación económico-financiera.

Una vez elegido el proveedor, se emite la orden de compra. Mediante este documento el proveedor y el comprador se comprometen a cumplir lo pactado.

Con el transcurso del tiempo se comenzó a advertir la necesidad de una mejor relación entre proveedores y clientes. Desde entonces se ha buscado diseñar mecanismos para perfeccionar la relación entre ambas partes con un beneficio mutuo, lo que derivara en:

• Aumento de calidad.
• Disminución del costo.
• Reducción del tiempo de entrega.
• Asegurar el negocio para ambas partes.

Otra forma de relación proveedor-cliente es el abastecimiento en una sola fuente. Se trata de acuerdos con un solo proveedor. El riesgo es convertirse en cautivo de él. Este caso de da en empresas de gran dimensión.