La logística de las empresas es un departamento decisivo, puede ser quien aumente el valor de la compañía o quien la lleve al fracaso. Por eso, existe una metodología de selección de proveedores logísticos que permite realizar un proceso riguroso y que, indudablemente, permitirá acercarnos a los resultados deseados. ¡Descubre con nosotros que es un tender!
A modo de introducción, debemos valorar que la cadena de suministro es un campo amplísimo. Por ello, es entendible que todas las empresas no puedan contar con expertos en cada área. No obstante, todo aquello que sea susceptible de ser externalizado de la compañía puede ser contratado utilizando un tender.
Es decir, podemos realizar un proceso de selección de proveedores de logística con el objetivo de crear una relación laboral durante un tiempo prolongado. ¿Conocías este término y su significado?
Tender: más que un proceso de selección
Un tender va más allá de la búsqueda y selección de proveedores. Nos permite ampliar nuestras miras. Es decir, pone sobre la mesa muchas opciones que de otro modo no hubiésemos valorado. Por lo tanto, es sencillo ver distintos enfoques y aprender de otras experiencias.
Por otra parte, cuando realizamos un tender estamos obligados a recopilar información sobre el proceso que pensamos externalizar. Debemos analizar cada detalle para detectar los fallos o las mejoras que hasta el momento no se han valorado.
Cuanto más precisos seamos en la investigación, mejor podremos definir la oferta y, por ende, encontraremos al proveedor perfecto para nuestra situación.
La última cuestión que queremos destacar es la visión económica. Un tender nos permite plantearnos si nuestros proveedores actuales nos ofrecen tarifas acorde con el mercado actual. Por lo tanto, revisar los procesos nos permitirá ser conscientes de si estamos gastando más de lo necesario.
Tres pasos para realizar un tender
Un tender es un proceso, por lo tanto, requiere llevar a cabo una serie de fases hasta obtener el resultado final. A continuación te las presentamos para que tú mismo puedas conocerlas y adaptarlas a tu empresa:
- Recopilación de información sobre el servicio a externalizar: como hemos mencionado, hay que estudiar cada detalle para poder definir posteriormente el puesto. No se trata únicamente de redactar lo que se hace, sino cómo se hace, dónde se falla, cuáles son los puntos fuertes, qué requisitos de calidad demandamos,…
- Fase RFI (Request for Information): en esta segunda etapa es donde se investiga el mercado de proveedores que pueden encajar con nuestros requisitos. Es el momento de conocerlos profundamente en cuanto a sus recursos, su forma de proceder, opciones del acuerdo,…Se trata de una primera toma de contacto entre ambas partes para descartar a aquellos que no cumplen lo que estamos buscando por diversos motivos.
- Fase RFQ (Request for Quotation): es la fase donde, una vez conseguida toda la información, les pedimos a los candidatos su cotización en base a nuestras necesidades. Si esto varía después, el proveedor podría modificar sus tarifas.
- Formalización del contrato: si queremos que sea un proceso seguro, legal y con garantías, lo mejor es firmar un documento que establezca las condiciones económicas y de la actividad.
Pros y contras de un tender
Ahora es el momento de poner sobre la mesa los beneficios, que ya hemos ido adelantando en este post. Pero también las desventajas que deben valorarse antes de apostar por realizar un tender. ¿Listos?
Ventajas
Empezando por la parte positiva, podemos destacar las siguientes cuestiones:
- Contratación a largo plazo con condiciones pactadas: esto permite que las fluctuaciones del mercado no afecten al precio que pagamos por el servicio, ya que lo hemos decidido y estipulado previamente. Permite, por tanto, estabilidad económica.
- Conocimiento de diferentes proveedores y agentes del mercado: buscando a los mejores proveedores de un servicio puedes encontrar otros que sean beneficiosos para otra área. Facilita conocer los distintos servicios y sus tarifas, por tanto.
- Facilidad para el abastecimiento: nuestras necesidades estarán atendidas por profesionales de esa área. Por lo que podemos eliminar la incertidumbre de estar en una búsqueda constante de alternativas.
A modo de resumen, podemos decir que un tender permite ahorrar costes. La búsqueda del servicio perfecto en cuanto a calidad y tarifas nos hace que podamos seleccionar aquellos que más se ajustan a nuestro negocio. Además, el contrato nos protege de las fluctuaciones económicas.
Inconvenientes
Mientras que en el lado opuesto…encontramos algunos inconvenientes que deben ser tenidos en cuenta y valorados. La desventaja más destacada puede estar relacionada con una de las ventajas: el contrato cerrado y las condiciones establecidas.
Si los precios suben, estarás brindado. Sin embargo, si es al revés y bajan, tu empresa no podrá beneficiarse de ello. Debido a que ya hay unas reglas establecidas (salvo que haya sido expresamente indicado en el contrato).
Igualmente, si el nivel de producción desciende estaremos antes un mismo problema, unos costes fijados muy por encima de nuestra actividad. Se trata de un arma de doble filo que hay que estudiar con detalle cada cláusula que establezcamos.
Por otra parte, si sucede lo contrario y nuestra producción aumenta, podría suceder que nuestro proveedor no tenga medios suficientes para atendernos. Teniendo en cuenta que las condiciones previas se han modificado.
Por lo tanto, un tender es muy recomendable para empresas que ya están estables en el mercado, que conocen perfectamente sus subidas y bajadas. No obstante, para seguir creciendo en el mundo de la logística, una formación especializada es clave.
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