Vivimos en una época de continuos avances tecnológicos en el ámbito de la comunicación empresarial (venta y compra de productos). Antes de la revolución tecnológica, toda la comunicación empresarial se realizaba por medios tradicionales. En la actualidad, en la comunicación empresarial se utilizan formatos tradicionales adaptados a las nuevas tecnologías. Por ello, estos formatos conservan su estilo formal.
¿Por qué es importante la comunicación empresarial?
Una correcta comunicación empresarial fomenta buenos acuerdos entre una entidad y un cliente. Por medio de la comunicación empresarial se establecen relaciones laborales tanto internas como externas. La forma más adecuada de establecer una comunicación empresarial es por medio de una comunicación escrita. Puesto que todo queda registrado.
La comunicación escrita se caracteriza por ser diferida, personal, permanente, y con un mensaje preciso. Si queremos que la información enviada tenga éxito y respuesta, debemos seguir una serie de normas para su elaboración. El incumplimiento de estas normas, puede causar una comunicación empresarial negativa.
Normas generales de la comunicación escrita
Estas normas se recomiendan para todos los formatos de la comunicación escrita.
- Construir un mensaje conciso, preciso y claro. Tener siempre la información para poder seleccionar las palabras más adecuadas basadas en la brevedad y Evitar la creación de mensajes ambiguos porque dificultaría la compresión en el receptor.
- El mensaje tiene que ser coherente, y tener entre sus partes y contenido cohesión: introducción, desarrollo y conclusiones.
- Poner énfasis en la idea principal.
- Cuidar la expresión escrita: evitar coloquialismos, hacer un uso correcto de los signos de puntuación, etc.
- Cuidar el formato de presentación: páginas, párrafos, elementos visuales, etc.
Ventajas de la comunicación escrita
La comunicación escrita proporciona una serie de ventajas debido a su permanencia:
- Permite la reflexión antes de escribir.
- Registrar la información.
- Es fuente de consulta.
Desventajas de la comunicación escrita
La comunicación escrita también tiene una serie de desventajas:
- No hay retroalimentación inmediata.
- Una interpretación equívoca y fomenta el aislamiento.
Fases generales para una comunicación escrita y comunicación empresarial eficaz.
Si se quiere establecer una comunicación escrita, se recomienda seguir las siguientes fases generales para una correcta elaboración:
- Organización de ideas.
- Hacer un borrador.
- Revisar y corregir.
- Publicar.
Con estas fases, se construye un mensaje idóneo para establecer una comunicación empresarial correcta. Puesto que se debe tener en cuenta para qué se escribe el mensaje. De este modo, se debe seleccionar el formato del texto escrito más adecuado y cumplir con sus requisitos.
Relaciones empresariales externas: comunicación empresarial y venta de productos
Con la llegada de las nuevas tecnologías, aumenta el número de empresas que deciden vender sus servicios y productos en Internet. Por tanto, han surgido formas más rápidas y económicas que las tradicionales para establecer la comunicación empresarial. La carta comercial, la carta de ventas, la carta de reclamación, el oficio y los certificados siguen en vigor. Son formatos de comunicación escrita y tradicional que se envían por correo postal o por correo electrónico.
La carta comercial
La carta comercial es una forma directa de captar al cliente. Se envía por correo postal o electrónico. Las empresas no han descartado esta forma de comunicación empresarial para llegar al cliente. De este modo, existen diferentes tipos de correspondencia:
- Según la finalidad: cartas de ventas, de relaciones públicas, de recomendación, de despido, etc.
- Según el estilo: bloque extremo o moderno, bloque o moderno modificado, semibloque o profesional, sangrado o evolucionado.
Pero todas ellas comparten aspectos generales y orden entre sus partes:
- Encabezado: el logo de la empresa, membrete, datos del destinatarios, fecha y línea atención.
- Cuerpo.
- Cierre: despedida, firma, antefirma, firma y posdata.
Siempre que se respete el orden de las partes fundamentales del texto escrito, se establecerá una correcta comunicación escrita.
Las cartas de ventas
Las cartas de ventas o pedidos se caracterizan por contener en su texto los datos relativos al producto que se desea vender o comprar.
- Datos del comprador.
- Número de orden.
- Fecha de expedición.
- Datos del vendedor.
- Detalles de los artículos.
- Condiciones comerciales.
Todos estos datos deben aparecer para que no surjan problemas en la comunicación escrita. Y por tanto, llevar a cabo la comunicación empresarial. Puesto que es imprescindible que un texto escrito aporte toda la información para que cumpla con su propósito. Existen distintos tipos de cartas de ventas según sea la información y finalidad que tengan:
- Cartas relacionadas con el proceso de compra.
- Cartas de respuesta a una solicitud.
No hay que olvidar las normas de redacción para conseguir una comunicación escrita eficaz.
Las cartas de reclamación e informes
Las cartas de reclamación o de informes se realizan también por medio de la comunicación escrita. Aparecen cuando se produce un incumplimiento de las condiciones propuestas en la venta del producto. Pueden ser redactas por el cliente debido a un problema referido a la entrega y estado del producto. Y también por la entidad comercial (proveedor) debido a que el cliente no ha efectuado el pago correspondiente. Esta reclamación se realiza por medio de la comunicación escrita sin expresiones ofensivas. Para establecer una reclamación es importante tener claro qué y por qué se reclama. Debido a su carácter escrito, se debe reflejar y detallar en el cuerpo del texto todos los datos relevantes. En el momento de la redacción deben estar presentes las normas de la comunicación escrita. Y así, se establece una correcta comunicación empresarial. El formato que siguen estas cartas es:
- Datos del cliente o de la empresa.
- Fecha.
- Asunto.
- Cuerpo del texto.
- Despedida.
Sin embargo, todas las cartas suelen tener respuesta. Esta se debe realizar de igual forma que las cartas de reclamación, es decir, por medio de la comunicación escrita. Antes de responder, se deben analizar los hechos. ¿Ha ocurrido lo que el cliente expone? Para ello, debemos revisar todos los factores que han intervenido en la entrega y en el envío.
El oficio
Además de las cartas, existe en la comunicación empresarial otro formato, el oficio. Este texto es enviado por las instituciones oficiales a otras empresas o particulares. Su finalidad es notificar hechos, hacer peticiones o adjuntar documentos o informes. El formato de redacción que se debe seguir para una correcta comunicación escrita del oficio es:
- En tercera persona.
- Los nombres y apellidos con mayúsculas.
- La redacción breve y clara.
- Se escribe a uno o a dos espacios, según la extensión del texto.
- Si no se redacta todo el contenido en una hoja, se continuará en el reverso con un pequeño margen.
El certificado
Este formato de comunicación escrita es prácticamente el más conocido por todos los ciudadanos y entidades. El certificado es un documento que acredita el hecho de que una persona ha realizado un trabajo, unos estudios, etc. Para que la entidad que lo expida, se deben entregar los documentos que ella considere apropiados. Todo esto se realiza por medio de la comunicación escrita respetando sus normas generales. Lo más relevante del formato del certificado es que en el cuerpo de la redacción tiene que aparecer lo siguiente:
- CERTIFICA o CERTIFICO que…
En definitiva, las nuevas tecnologías han cambiado la forma de la comunicación empresarial. Sin embargo, no han conseguido modificar las funciones de la comunicación escrita dentro de lacomunicación empresarial. Ya sea de forma tradicional o digital, es inevitable recurrir a ella para resolver asuntos de empresa.
La comunicación empresarial y gestión de documentos
Antes de la aparición de las nuevas tecnologías, todos los documentos llegaban al buzón tradicional de una empresa. Sin embargo, ese buzón se ha convertido en el buzón del correo electrónico de cada departamento. Aun así, tantos los formatos de la comunicación empresarial tradicional como los de la comunicación escrita tradicional siguen en vigor. Toda la documentación que se envía y se recibe, debe ser registrada en un documento de correspondencia de entrada o salida. En él se debe anotar todos los datos que afectan al envío del producto y del documento.
Todo se registra en una base de datos digitalizada con una comunicación escrita pautada y así, mejorar la comunicación empresarial. Ya que toda la empresa conoce las pautas de registro escrito. Y de este modo, los departamentos que comparten información, pueden consultarla. Una vez completada la fase de la base de datos, todos los documentos registrados pasan a un archivo digital. De este modo, se facilita su búsqueda y recuperación. Normalmente, cada empresa suele tener un sistema archivístico para guardar los documentos. De este modo, se fomenta una buena comunicación empresarial que ayuda a la comunicación interna y externa de la empresa. Generando un buen ambiente de trabajo.